Access Dersleri



Acces’in Çehresi ve Araçları

Diğer Office programlarının çehresini tanıyorsanız, Access 2000’in menü ve araç çubukları size hiç de farklı görünmeyecektir. Sadece Access dosyalarının veri-tabanı dosyası olmasının sonucu farklı bir kaç menü maddesi görebilirsiniz. Buna karşılık programın çalışma alanı diğer programlardan oldukça farklıdır.

Access 2000, bütün Windows 95/98 programları gibi çeşikli yollarla başlatılabilir. Masaüstü’nde Access simgesi varsa, bu simgeyi iki kere tıklayarak programı açabileceğiniz gibi, Başlat menüsünden Programlar’ı ve açılacak listede Microsoft Access’i seçebilirsiniz. Office 2000, Başlat menüsüne Yeni Ofis Belgesi ve Ofis Belgesi Aç maddelerini de koyar. Bu maddeleri kullanarak Ofis ailesine ait herhangi bir programı çalıştırabilirsiniz. Tabiî, Access’in oluşturduğu (uzatması “.mdb” olan) herhangi bir dosyayı iki kere tıklayarak da Access’i başlatmanız mümkündür.

Access de bütün Windows programları gibi kendi penceresinde açılır ve bu pencereyi istediğiniz gibi bütübelir, küçültebilir, simge durumuna getirebilir veya tüm ekranı kaplatabilirsiniz.

Access penceresinde kullanacağımız unsurları şöyle sıralayabiliriz:

Menü ÇubuğuAccess 2000’in bütün kontrol unsurları, komutları ve diyalog kutuları menülerden açılır. Bütün Office 2000 programları gibi Access’in menüleri de sizin kullanım tarzınıza göre biçimlenir. Menü maddelierini tıkladığınızda açılan listelerde önce en sık kullanılan maddeler yer alır. Bir menü açıldığında herhangi bir seçim yapmaz ve bir saniye beklerseniz, listenin uzadığını ve daha seyrek kullanılan maddelerin de görüntülendiğini göreceksiniz. Eğer beklemek istemiyorsanız, Mouse işaretçisini doğruca listenin, ortasında ucu aşağı bakan bir ok bulunan alt kenarına sürükleyin; liste derhal uzayacaktır. İlk açılan maddeler yerine daha sonra açılan maddeler arasında seçim yaparsanız, Access 2000 bu tercihinizi öğrenecek bir dahaki sefere bu maddeyi ilk açılan listeye koyacaktır. Sık kullandığınız maddeler ise listede yukarı doğru terfi ederler. Menü çubuğunda yer almasını istediğiniz bir komut varsa, bu komutu ayrı bir menü unsuru olarak olarak veya mevcut menülerden birine madde olarak ekleyebilirsiniz. Araçlar menüsünden Özelleştir maddesini ve açılacak kutuda Komutlar sekmesini seçin; Komutlar bölümünden menü çubuğunda olmasını arzu ettiğiniz komutu Mouse işaretçisiyle tutarak, menü çubuğunda arzu ettiğiniz yere bırakın. Bu komutun mevcut menülerden birinde yer almasını istiyorsanız, Mouse işaretçisini menü başlığıın üzerinde bir süre tutun, menü açıldığında leni komutu arzu ettiğiniz sıraya bırakın.

Menüler “uzun” açılsın istiyorsanız..

Eski usul menülere alıştı iseniz ve menülerinizin ilk açıldığında bütün maddeleri ile birlikte açılmasını istiyorsanız, Araçlar menüsünden Özelleştir maddesini, ve açılacak kutuda Seçenekler sekmesini seçin:

Burada, “Menüler Önce son kullanılanı gösterir” maddesinin önündeki işareti kaldırın. Son kullanılan menü maddelerinin yukarılarda yer almasını isteyor, fakat menünün iki aşamada tamamlanmasını istemiyorsanız, “Kısa bir gecikmeden sonra tam menüleri göster” maddesinin işareti kaldırabilirsiniz.

Araç Çubuğu: Access 2000’in 23 ayrı araç çubuğu vardır ve hepsini açtığınızda muhtemelen veri penceresi için yer kalmayacaktır! Ayrıca araç çubuklarındaki simgeleri değiştirebilirsiniz. Sözgelimi, varsayılan olarak açılan “Menü çubuğu” adlı araç çubuğunda yer alan bir simgeyi hiç kullanmadığınız için istemiyorsanız veya yeni bir komutu simge halinede çubuğa almak istiyorsanız, Araçlar menüsünden Özelleştir maddesini ve açılacak kutuda Araç Çubukları sekmesini seçin. Kutu açıkken, araç çubuğunda istediğimiz simgeyi Mouse işaretçisiyle tutarak, çubuk dışında bir yere bırakın. Araç çubuğuna eklemek istediğiniz komut varsa, Özelleştir kutusu açıkken, Komutlar sekmesini seçin; Komutlar bölümünden araç çubuğunda olmasını arzu ettiğiniz komutu Mouse işaretçisiyle tutarak, araç çubuğunda arzu ettiğiniz yere bırakın. Bu suretle eklediğiniz yeni simgenin resmini değiştirmek de elinizdedir. Henüz oluşturduğunuz simge seçili iken, Komutlar sekmesindeki Seçimi Değiştir düğmesini tıklayarak ve açılacak menüden arzu ettiğiniz simgeyi seçebilirsiniz:

Veritabanı Penceresi

Access’de açık her veritabanı için bir veritabanı penceresi bulunur. Veritabanı, yaptığınız işe bağlı olarak bu pencerenin içinde veya dışında ayrı bir pencerede görüntülenebilir. Bu “görünümler” çoğu zaman Veritabanı penceresi içinde yaptığınız tercihlere bağlıdır. Veritabanı penceresinin unsurlarını ele alalım.

Veritabanı penceresinin kendi menü çubuğu vardır; ancak bu çubuktaki unsurlarla sadece ait olduğu veritabanına ilişkin işler yapabilirsiniz. Örneğin bu çubuktaki Aç simgesi, veritabanının seçilmiş olan nesnesini (tablosunu, formunu, raporunu, sorgusunu, sayfasını, sorgusunu veya modülünü açar. Tasarla maddesiyle, mevcut nesnelerden birinin tasarımını değiştirebilirsiniz. Yeni maddesi ise bazı sihirbazları veya tasarım görünümünde yeni tablo ve rapor yapımını harekete geçirecek maddeler içeren bir diyalog kutusu açar. Sil simgesi ise seçilmiş nesneyi siler.

Veritabanı penceresinin dört görünüm belirleme simgesi ise, veritabanı penceresinin içindeki nesnelerin büyük veya küçük simge halinde ya da kısa veya ayrıntılı liste olarak gösterilmesini sağlar. Yukarıdaki örnekte, ayrıntısız liste görünümü var. Ayrıntılı listede nesnenin adı, tanımı, oluşturma ve değiştirme tarihleri ile türü gösterilir.

Silinen tablo ne olur?

Veritabanı penceresindeki büyük X harfi görünümündeki simge, tablo, form, rapor gibi seçilmiş bir nesnenin silinmesini sağlar. Araçlar menüsünde, Seçenekler maddesini ve bu kutuda Düzen/Bul sekmesini tıklayarak ve buradaki Onayla bölümünde en azından “Belge silmeyi” maddesini işaretlemezseniz, silinen nesne, silinmiş olur. Bu yüzlerce kişinin aylarca süren emeği ile hazırlanmış ve her nedense yedeği bulunmayan bir tablo olabilir. Çoğu zaman kazayla silinen nesnelerin yer aldığı veri tabanlarının yedeği bulunmaz!

Bir onay kutusunda Evet düğmesini tıklamak, böyle bir kayıpla karşı karşıya kalmaktan daha az zahmetli olsa gerek! Access içinde sildiğiniz nesnenin geri gelmeyeceğini unutmayın!

Veritabanı dendiği zaman aklımıza genellikle sadece tablolar gelir. Oysa veritabanı, en azından veriler arasında seçme yapmayı sağlayan sorgu (query) araçları da içermelidir. Yoksa veritabanının bir kelime işlemciyle oluşturacağınız listeden farkı olamaz. Access 2000 veritabanı dendiğinde bir çok nesneyi birden anlar. Bu nesneler, birarada, veritabanını oluşkurular. Bir veritabanında bulunabilecek nesneleri ilerde ele alacağız. Fakat şimdilik veritabanını tablolar demeti olarak düşünün. Access tablosu, sizin tayin ettiğiniz sayıda sütun ve yine sizin bilgi girdiğiniz miktarda satırdan oluşur. Access’te veritablosu yapmayı da ilerde ele alacağız. Access size tablolarımıza bilgi girmek veya bu bilgileri düzenlemek için sorgu, form, modül ve makro adında araçlar sunar. Tablolar ve bu araçları kullanarak oluşturacağınız sorgular, formlar, modüller ve makrolar, veritabanızın nesneleridir. Bir veritabanında şu nesneler bulunabilir:

1. Tablolar: Verilerinizin içinde bulunduğu listeler. Yeni bir veritabanı dosyası oluşturmak üzere Access 2000’i çalıştırdığınızda açılan boş veritabanı penceresinde, tablo oluşturmak üzere üç komut kısayolu veya araç görürsünüz. Bunlar, “Tasarım görünümünde tablo oluştur,” “Sihirbazı kullanarak tablo oluştur” ve “Veri girerek tablo oluştur” adını taşır.

2. Sorgular: Verilerinizi tablolar halinde ortaya çıkarttıktan sonra, bu verilerden yeni seçmeler yapmak, belirli bir ölçükü (kriteri) karşılaşılayan veya karşılamayanları seçmek ve benzeri veri-işlemlerini sorgu (Query) aracıyla yaparsınız. Access 2000, “Tasarım görünümünde sorgu oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak sorgu oluştur” adlı iki araçla sorgu oluşturmanızı sağlar.

3. Formlar: Veri girme veya veri-işlem işlerinizi kolaylaştıran araçlardır. Formu, veritabanınızdaki bilgilere denk kutular içeren bir tür grafik arayüz sayabilirsiniz. Access 2000, “Tasarım görünümünde form oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak form oluştur” adlı iki araçla form oluşturmanızı sağlar.

4. Raporlar: Verilerinizin bir bakıma ham liste halinde kurtarılıp, anlamlı diziler haline getirilmesine rapor çıkartma denir. Access 2000, “Tasarım görünümünde rapor oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak rapor oluştur” adlı iki araçla rapor oluşturmanızı sağlar.

5. Sayfalar: Veri erişim sayfaları. Access 2000’in yeniliklerinden olan sayfalar bundan böyle veritabanı dosyalarınızın bir parçası olarak, veriye bağlı, vergi güncelleştirildikte yenilenen Web sayfaları hazırlama imkanı sunuyor. Access 2000, “Tasarım görünümünde veri erişim sayfası oluştur,” “Sihirbazı kullanarak veri erişim sayfası oluştur” ve “Zaten varolan Web sayfasını görüntüle” adlı üç araçla veri erişim sayfası yapmanızı veya varolan sayfayı yeniden düzenlemenizi sağlar.

Makrolar, modüller: Tıpkı kelime işlem programlarında olduğu gibi, sık sık tekrar ettiğiniz işlemleri, makro ve modül haline getirebilir ve bunları uygun olan herhangi bir tablo, form veya sorguda kullanabilirsiniz. Makro ve modülleri geliştirme işi ya otomatik olarak Access tarafından yapılır; ya da siz Visual Basic for Applications (Uygulamalar için Görsel Basic dili) editörünü kullanarak kendiniz makro ve modül oluşturabilirsiniz.


Tablo Tasarımı

İyi bir veritabanı tasarımı, iyi düşünülmüş tablo tasarımı ile başlar. Bu ilke uygulamada şu anlama gelir: Mouse işaretçisini Access simgesi üzerine doğru götürmeden önce, elinize bolca kağıt, bir de kalem alın ve başlayın tablo tasarımına. (Kağıdınız kareli, kaleminiz de kurşunkalem olursa ve elinizin altında bir de silgi bulunursa, tablo tasarımınızın başarılı olacağını şimdiden garanti ederim!) Önce kağıda bu veritabanı projesinin sonunda ortaya çıkmasını istediğiniz liste, rapor ve diğer ne türlü belge varsa, hepsini başlıklar halinde yazın. Bu kağıdı önünüze koyun ve ayrı sayfalara buradaki her bir maddenin kağıda döküldüğünde nasıl görünmesini istiyorsanız o şekilde görünümünü çizin. İstediğiniz başlıkları, altbaşlıkları, sütunları ve satırları belirtin. Sonra bu sayfalarda gördüğünüz şekillere bakarak, alanları (sütun başlıklarını listeleyin. Örneğin, kendinize bir telefon defteri-temas çizelgesi hazırlıyorsanız, alan tanımlarınız şöyle olabilir:

1. Sıra no = otomatik sayı

2. Adı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz

3. Soyadı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz

4. Adres Satır 1 = metin, 30 karakter boyutunda, boş olabilir

5. Adres Satır 2 = metin, 30 karakter boyutunda, boş olabilir

6. Şehir = metin, 20 karakter boyutunda, boş olabilir

7. Posta kodu = metin, 5 karakter boyutunda, boş olabilir

8. Ülke = metin, 20 karakter boyutunda, boş olabilir

9. Doğum tarihi = tarih (otomatik olarak boyutlanır), boş olabilir

10. Doğum gününde kart yollayacak mıyım= evet/hayır, boş olabilir

10. Eşinin Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir

11. Çocuk 1 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir

12. Çocuk 2 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir

13. Çocuk 3 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir

14. Çocuk 4 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir

15. Ev telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir

16. İş telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir

17. Cep telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir

18. Faks no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir

19. En son ne zaman görüştüm = tarih, boş olabilir

20. Son güncelleme tarihi = tarih, boş olamaz

Alan listesini tamamladıktan sonra bu alanlar, bir tabloda mı toplanmalı, birden fazla tabloya mı bölünmeli sorusuna cevap verin. Yukarıdaki örnekte iki noktadaki aksaklığı görmüş olmalısınız. Birinci aksaklık çocuklarla, ikinci aksaklık telefon numaralarıyla ilgili.

Önce birinci sorunu ele alalım. Beş çocuklu bir dostunuzun beşinci çocuğu bu listeye yazılamaz. O halde buradaki 16 alan en azından iki tabloya bölünmeli; çocuklara ilişkin olan alanlar dışındaki bütün alanlar “Aileler” tablosunda toplanmalı, bütün çocuklar “Çocuklar” adlı tabloda yer almalıdır. Çocuklar tablosunun alanları ise şöyle olabilir:

1. Sıra no = otomatik sayı

2. Çocuğun adı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz

3. Çocuğun ailesi kimliği = metin, 20 karakter, boş olamaz

Şimdi burada başka bir sorun var: çocuğun aile kimliği, babasının veya annesinin soyadı olacaksa ve aynı soyadı taşıyan iki dostumuz varsa, çocuğun kime ait olduğunu bilemeyiz. Aslında bu sorun, ortaya başka bir sorun daha çıkartıyor: diyelim ki aynı adda iki dostumuz var; ikisinin de eş ve çocuk durumu ile adreslerini ve telefon numaralarına ilişkin elimizdeki bilgilerin aynı olduğunu (mesela bu bilgiler elimizde yok ve dolayısılya bu sütunlar boş!) varsayalım. Bu iki kişiyi listeye “benzersiz kayıt” olarak nasıl kaydedebiliriz? Otomatik sıra numarasını birincil anahtar yaparak! Her aileye ait kaydın benzersiz olmasını sağlayan otomatik sıra numarasını aile tablosunda birincil anahtar yaparsak, daha sonra çocuk tabllosuyla ilişki sağlayan anahtar olarak kullanabiliriz. Bunu görsel olarak ifade edelim:

Şimdilik bu tabloların oluşturulacağı üzerinde durmayalım. Burada sadece kavramsal olarak çocuklarla aileleri arasında bağ kurmaya çalışıyoruz. Aileler tablosunda “Aile Sıra No” adlı bir sütun açar ve bu sütunu Access’e Otomatik Sayı alanı olarak otomatik şekilde doldurtabiliriz. Sonra, çocukları kaydettiğimiz tabloda, her çocuğun ailesini, aile tablosundaki Aile Sıra No bilgisini tekrar ederek belirtebiliriz. (Nasıl’ın üzerinde durmuyoruz!) Diyelim ki Masum Sayan adlı iki arkadaşımızın ikişer çocuğu var. 5 numaralı aileye mensup Masum Sayan ile 6 numaralı aile mensup Masum Sayan’ın çocukları da aynı Aile Sıra No’sunu aldıkları anda, gereksiz bilgi içeren veya bilgi kaybına yol açan bir tablo tasarımından kurtulmuş, yani Aile tablosunda “çocuk 1,” “çocuk 2,”.. “çocuk x” şeklinde kimi ailede boş kalacak, kimi ailede yetmeyecek sütunlar açmamış oluruz.

Yukarıda muhtemel alanlarımızın listesini döktüğümüzde, iki sorunla karşılaştığımızı söylemiştik. Birinci sorun çocuklarla ilgiliydi. Onu çözdük. Fakat aynı durum, telefon numaraları için de var. Birden fazla ev, iş, faks veya cep telefonu olanlara ilişkin tüm telefon numaralarını tablomuza işleyebilmek için mutlaka çocuk tablosunu eklediğimiz gibi, veritabanımıza ideal olarak dört ayrı telefon numaraları tablosu (ev, iş, faks ve cep telefonları tabloları ekleyip, bunlara da Aile Sıra No sütunu açıp, her telefon numarası ile telefonun sahibini ilişkilendirebiliriz.

Böylece tablo tasarımının kağıt üzerindeki bölümü bitmiş oluyor. Nihayet sıra Access’i çalıştırmaya geldi.


Access’te Veritabanı Oluşturma

Access’i çalıştırdıktan sonra, boş bir veritabanı oluşturalım. Fakat bu arada Access7in boş veritabanı şablolarını tanıyalım. Kullandığınız Access’in başka bir kullanıcı tarafından ayarları değiştirilmemişse, açıldığı anda karşınıza ne yapmak istediğinizi soran ve dosya seçmenizi sağlayan diyalog kutusu gelecektir. Bu kutuda “Access Veritabanı sihirbazları, sayfaları ve projeleri” maddesini işaretleyerek Tamam’ı tıklayın.

Access’in ayarları değiştirilerek bu kutunun açılması önlenmişse, karşınızda tamamen boş bir Access penceresi de görebilirsiniz. Bu durumda Dosya menüsünden Yeni maddesini seçerek (veya klavyede Ctrl tuşunu tutarak ve N tuşuna basarak), boş bir veritabanı oluşturmanızı sağlayacak diyalog kutusunun açılmasını sağlayabilirsiniz. Yeni diyalog kutusu açıldığında Veritabanı sekmesini tıklayın.

Access’i tasarlayan uzmanlar, çeşitli kullanım alanları bulunan on ayrı veritabanı şablonu hazırlamış bulunuyorlar. Access ile veritabanı projelerinde büyük bir ihtimalle bu şablonlar hemen her ihtiyacınızı karşılayacaktır. Access’i tanımak için bu şabloların teker teker hepsini seçip, oluşturulmasını önerdiği dosyaların oluşturulmasını sağlayıp, sonra şablon sihirbazının her bir veritabanında ne gibi tablolar açtığını, bu tablolara ne gibi görevler yüklediğini, ne gibi alanlar oluşturduğunu gözlemenizde yarar var. Veritabanı yapan Access sihirbazlarının bir diğer marifeti veri girme ve rapor alma işlerinde kullanacağınız formları da oluşturmaktır. Bu formları inceleyerek, ilerde kendi formlarınızı tasarlamakta kullanacağınız ipuçları edinebilirsiniz. Ayrıca Access 2000, sadece tabloları, formları ve raporları oluşturmakla kalmayacak, bu veritabanını, sanki kendi başına bir program gibi, kullanmanızı sağlayacak grafik arayüzü bile inşa edecektir. Sihirbazları kullanarak, tabloları doldurulmaya, formları kullanılmaya ve raporları baskıya hazır veritabanlarını sık sık oluşturacaksınız; fakat kimi zaman bu tablolarda, formlarda veya raporlarda yeni bir alan eklemek, veya var olan bir alanı kaldırmak isteyebilirsiniz. Bunu yapabilmek için, Access’in bu nesnelerini nasıl oluşturabileceğimizi, nasıl düzenleyebileceğimizi veya değiştirebileceğimizi bilmemiz gerekir. Şimdi bir örnek üzerinde bunu birlikte yapalım
Veri girme

Her veri tablosunun son satırı, yeni kayıt girmeniz için hazır sayılır. Yeni bir kayıt girmek için, sütun başlığında bir yıldız simgesi bulunan son satırın herhangi bir sütununa tıklayarak, klavyeden verilerinizi girebilirsiniz. Aynı işi Araç buçuğunda Yeni Kayıt simgesini tıklayarak da yapabilirsiniz.

Veri tablosu içinde kayıttan kayıda ve bir kayıtta alandan alana geçebilmek için, Mouse işaretçisini arzu ettiğiniz kutunun içinde tıklayabilirsiniz; klavyede ok tuşlarına, veya sekme ve Enter tuşlarına basarak imleci arzu ettiğiniz yere götürebilirsiniz; bu tuşların imleci yeni alanın başına mı, sonuna mı götüreceğini Araçlan menüsünden Seçenekler’i ve orada Klavye sekmesini seçerek de belirleyebilirsiniz. İlmecin içinde bulunduğu hücrenin satır başlığında bir kalem simgesi belirir; bu o satırın edit edilmeye (düzenlenmeye, değiştirilmeye, ek yapılmaya) hazır olduğunu gösterir. Bir mücrede varolan verinin önüne, arkasına, içine yeni veri yazabilirsiniz; mevcut veriyi silebilirsiniz; başka ylerde Windows panosuna kopyaladığınız metin, sayı veya diğer unsurları Access hücrelerinize yapıştırabilirsiniz. Windows Panosuna kopyalanmış unsur Access 2000 veritabanında bulunması imkanı olmayan bir unsur ise Düzenr menüsünde yapıştırmayla ilgili maddeler etkin olmaz; klavlede Ctrl+V tuşuna basmanız da bu öğeyi Acces veri tablosuna yapıştırmaz.


Bir kaydı (satırı veya bir alanı (sütunu) silmek için Düzen menüsünden Kayıt Sil ve Sütun Sil maddelerini seçmeniz yeter. Araçlar menüsünder Seçenekleri ve Düzen/Bul sekmesinde Onayla bölümünde hangi silme işlemleri için Access 2000’in sizden oınay istemesini arzu ettiğinizi de belirtebilirsiniz. Kayıt silme işlemi, onaylandıktan sonra veritabanına kaydedilir ve bir daha geri alınamaz.

Veritabanındaki bilgilerin birbiri ile tutarlı olmasına bilgi tutarlılığı (referential integrity) denir ve bunu korumak için Access 2000 bazı sütunları ve tabloları silmenize izin vermez. Aşağıda ilişkilendirme konusu ele alırken, bilgi tutarlığından söz edeceğiz. Bazı sütunları ve satırları silmeye çalıştığınız zaman, ilişkileri korumak isteyen ve silme işlemi dolayısıyla başka kayıtları ve sorguları silmek zorunda kalan Access 2000, sizden onay isteyecektir.

Sıralama

Veri tablosundaki kayıtlar, belirli alanlar itibariyle artan veya azalan sıraya sokulabilir. Sıralamak istediğiniz sütunu seçin ve Araç çubuğunda artan veya azalan sıralama simgesini tıklayın. Bunu, Kayıtlar menüsünde önce Sırala, sonra da Artan veya Azalan sıralama maddelerini seçerek de yaptırabilirsiniz.

Sığralama işlemini sıralayacağınız sütundaki herhangi bir satırı sağ tıklayıp,açılacak menüden, Artan Sıralama ve Azalan Sıralama maddelerini seçerek de yapabilirsiniz.

Artan sıra, sayılarda en küçükten en büyüğe, tarihlerde en eskiden en yeniye, metinlerde ise A’dan Z’ye demektir. Azalan sıra ise bunun tersidir. Access’te her bir satır bir kayıt sayıldığı için bir sütunu sıraladığınız zaman o satıra ait diğer hücrelerdeki bilgiler de sıralanan sütundaki hücre ile birlikte yeni yerlerine giderler; böylece bir satırın hücreleri yer değiştirmemiş olur.

Ne arıyorsunuz? Ne bulursunuz?

Bu noktada yapacağınız üç ayrı seçim, Access 2000’in ne arayacağını belirler. Bir örnekle belirtelim:

Arama kontrollerinin tümünü görüntüleyerek arama kutusunu büyütmeye yarayan Tümü düğmesini tıklarsanız, Arama yönünü belirtebileceğiniz bir seçme kutusu ortaya çıkar. Buradaki seçenekleriniz, aramanın imlecin bulunduğu noktadan yukarı veya aşağı ya da tüm tabloda yapılmasını sağlar.

Bul kutusu genişlediğinde ortaya çıkan diğer bir kontrol unsuru ise aranan kutusuna yazdığınız değerin büyük harf-küçük harf oluşu ile bulunmasını istediğiniz değerin büyük hadrf-küçük harf oluşu arasında ilişki kurup kurmamaktır. Eğer Access, sizin kullandığınız harflerin büyük veya küçük oluşuna dikkat etsin istiyorsanız, Büyük Harf/Küçük Harf Eşleştir kutusuna işaret koyun. Bu durumda, örneğin “tas” değerini arattırdığınızda “Tas” ve “TAS” bulunmayacaktır.

Buradaki “Alanları biçimli olarak ara” kontrolü ise tarih/saat gibi veya para birimi gibi belirli biçimlerde görüntülenen alanların, veritabanında bulunduğu basit şekliyle değil, tablo tasarımı sırasında talep ettiğimiz biçimde ele alınarak arama yapılmasını sağlar. Bunu biraz açalım. Diyelim ki Tarih alanındaki değerlerimizin kısa tarih olarak biçimlenmesini istiyoruz. Bu biçim, Access 2000 tarafından ancak bu veri görünülendiği zaman uygulanır. Siz verileri “20-09-99” olarak girmiş olabilirsiniz; ama tasarım sırasında bu alan için uzun tarih biçimini seçtiyseniz, Access 2000, bu veriyi “20 Eylül 1999 Pazartesi” olarak biçimleyerek görüntüleyecektir. Arama yaparken, arama değeri olarak “20-09-99” yazar ve Access’ten bu değeri bulmasını isterseniz, ve “Alanları biçimli olarak ara” seçeneği seçilmiş olursa, aradığınız değer hiç bir zaman bulunamayacaktır. Çünkü Access sizin biçik talimatına uygun olarak tarihleri uzun biçimde biçimliyor fakat siz kısa tarih biçiminde aranacak değer veriyorsunuz. Oysa bu kutu işaretlenmemiş olsa idi, Access verdiğiniz meşru tarih biçimini tablosundaki bütün tarih biçimleriyle karşılaştıracak ve verdiğiniz tarihi bulursa, bu kaydı size gösterecekti.

“Alanları biçimli olarak ara” seçeneği seçilmiş olarak yapılan aramalar Access 2000’i olağanüstü yavaşlatır. Alanın bir bölümü” seçeneği ve aranan yerin tüm tablo olması da Access 2000’in arama hızını düşürür.

Değiştirme, bulmaya dayanan ve bulunan değerlerin sizin vereceğiniz bir değerle değiştirilmesi işlemidir. Değiştir aracının neleri bulabileceğini, Bul aracını tanırken gördük. Burada sadece sağdaki farklı kontrol düğmeleri üzerinde duralım.

Sonrakini Bul düğmesini tıkladığınızda Access 2000, sadece bulma işlemini yapar; hiç bir şey değiştirmez. Aradığınız değerin doğru bulunduğuna ve değiştirmenin verilerinize zarar vermeyeceğine emin olduktan sonra Değiştir düğmesini tıklayabilirsiniz. Bu noktada değiştirme işinden vazgeçerseniz, İptal düğmesini tıklayın. Değiştir düğmesi, sadece bulunan değeri değiştirmekle kalmaz, varsa, bir sonraki aranan değeri bulur. Tümünü Değiştir düğmesi ise tek tek bulma-değiştirme yerine tablonuzdaki tüm aranan değerleri otomatik olarak bulur ve onay gerekmeden değiştirir. Bu düğmenin gerçekten hızlı çalıştığını göreceksiniz. Ama bu düğmenin bir özelliği daha var ki, tıklamadan önce iki kere düşünmeniz yerinde olur: yaptığınız değişiklikler kalıcı olur; geri alınmaz.

Süzme

Bul aracı ile verilerde araştırma yapmak mümkün olmakla birlikte, kimi zaman belli bir ölçüte uygun tüm kayıtları birarada görmek isteyebiliriz. Bunu Süz aracıyla yaparız. Sözgelimi, elimizdeki veride sadece ikinci yarıyıl sınavında 5 alan öğrencilerin veya oturduğu yer Tekirdağ olanların, sadece erkeklerin veya sadece kadınların listelenmesini isteyebiliriz.

Bunu yapmanın en kolay yolu Seçime Göre Süzme yöntemidir. Süzme ölçütü olacak verinin bulunduğu kaydın, ilgili alanını (sütununu) bulun ve Access 2000’e bu sütunda sadece bu değeri içeren kayıtları göstermesini, diğerlerini göstermemesini bildirin. Ölçük olarak kullanacağınız verinin bulunduğu sütunu tıklayın ve ya Araç çubuğundan Seçime Göre Süz simgesini tıklayın, ya da veritabanında bir yeri sağ-tıklayıp açılan menüden Seçime Göre Süz maddesini seçin.
Veri tablosunun büyüklüğüne ve seçtiğiniz alanın endekslenmiş olup-olmamasına göre, Access 2000, seçme ve sadece seçilenleri görüntüleme işini sür’atle yapacaktır.

Listede sadece seçilen kritere uygun veri içeren kayıtlar yer alırken, Araç buçuğundaki Süzgeci Kaldır simgesi de etkin hale gelecektir. Bu simgeyi tıklayarak, tablonun tümünü görüntületebilirsiniz. Access 2000, tablonuza uyguladığınız son süzme işleminin ölçütünü unutmaz ve bu simgeyi yeniden tıkladığınızda son süzme işlemi yeniden uygulanır. (Süzgeci kaldırdığınızda bu simgenin etiketi Süzgeci Uygula şeklinde değişir.) Bir tablonun tümünü değil sadece süzülmüş kayıtları içerdiğini, tablonun alt kenarındaki “(Süzülmüş” kelimesinden anlarız. Bu kelimenin yanında kaç adet süzülmüş kayıt olduğu da gösterilir.

Seçme yoluyla süzme işlemi birden fazla alan veya değer ölçüt kullanılaarak da yapılabilir. Diyelim ki seçme işlemini bir sınıftaki öğrencilerin listesinde hem cinsiyet, hem de alınan nota göre uygulamak istiyorsunuz. Bunu yapabilmek için, uygulayacağınız birden fazla ölçüt veri değerinin tabloda yanyana sütunlara gelmesini sağlayın. Bir sütunun tümünü seçer ve Mouse işaretçisiyle sütun başlığını tutarak, işaretçiyi diğer iki sütunun arasına götürürseniz, işaretçinin bulunduğu aralıkta koyu tonlu bir çizgi oluştuğunu görürsünüz; Mouse işaretçisini burada bırakırsanız, sütun tümüyle bu yere taşınmış olur. Bu suretle sütunları yanyana getirerek, arama ölçütü olacak değerleri de birbirine komşu yapmış olursunuz. Şimdi, Mouse işaretçisini ölçüt olacak verilerin en soldakinin veya en sağdakinin üzerine getirin (işaret simgesinin kalın ve içi boş artı işaretine döndüğüne dikkat edin) ve Mouse’un sol düğmesini tutun; ölçüt olacak değerlerin sonuncusuna kadar sürükleyin. Ölçüt olarak kullanacağınız bütün veriler seçilmiş olacaktır. Şimdi, ya sağ tıklayarak ve açılan menüden Seçilenlere Göre Süz maddesini seçerek, ya da Araç çubuğundan aynı adı taşıyan simgeyi tıklayarak, Access 2000’e çok ölçütlü süzgeç uygulattırabilirsiniz.

Seçme yoluyla süzme işlemini, altalta kayıtların değerlerini ölçüt alarak da yapabilirsiniz. Bunun için, Mouse işaretçisini bir satırdaki bir değerin üzerine getirin ve işaret simgesi kalın ve içi boş artı işaretine döndüğünde, Mouse’un sol düğmesini tutarak ölçüt olarak kullanacağınız alttaki veya üstteki değerleri tarayın. Mouse’un düğmesini bıraktığınızda altalta birden fazla değer seçilmiş olacaktır. Şimdi yine sağ tıklama veya Araç çubuğunda tıklama yoluyla Access 2000’e Seçme yoluyla süzme işlemini yaptırtabilirsiniz.

Kimi zaman süzme işinde kullanacağınız değerler böyle kolay bir şekilde seçme yoluyma belirtilemez ve daha ayrıntılı süzme ölçütleri uygulamak isteyebilirsiniz. Bunun için Form Süzgeci yöntemini kullanmanız gerekir. Bu aracı, Kayıtlar menüsünden önce Süz ve sonra Form Süzgeci maddesini seçerek açabilirsiniz. Form Süzgeci açıldığı anda açık olan tablonun yerini alır. Bu yeni tabloda, solda, altta birincil ölçütü belirteceğiniz Ara, ve ikincil, üçüncül ölçütler için bir çok “Veya” sekmesi göreceksiniz.

Süzme ölçütünü tanımlamaya Ara sekmesinden başlamak gerekir. Bu sekme seçili iken, tabloda sıralanan alan adlarının altındaki hücreyi tıklarsanız, sağda seçme okunun görüntülendiğini göreceksiniz. Bu oku tıklayarak, tablonuzda bu alana girişmiş tüm değerleri görebilirsiniz. Burada istediğiniz kadar seçim yapabilirsiniz. Yine öğrenci tablosu örneğine dönersek, cinsiyet sütunundan “Kadın,” birinci yarıyıl sınavı notları sütunundan “5,” ikinci yarıyıl sınavı notları sütunundan “3” değerlerini seçebilirsiniz. (Bu durumda tablonuzdaki bütün kadın öğrencilerden birinci sınavda 5 ikinci sınavda 3 alanlar seçilmiş olacaktır). “Veya” sekmelerini tıklayarak süzgecin kapsamını genişletmek mümkündür. Sözgelimi, sınıftaki kadın öğrencilerden birinci yarıyıl sınavında 5 “veya 4 veya 3 veya 2 veya 1 veya 0” alanları seçmek isteyebilirsiniz. Her “veya” ölçütünden sonra Form’un sol alt kenarına yeni bir Veya sekmesi eklendiğine dikkat edin.

Notlarınızı tam sayı olarak değil de kesirli olarak veriyorsanız, süzmenin amacı zayıf durumdaki öğrencileri belirlemek olduğu halde bu son yöntemde örneğin 4,5 alanları göremezsiniz. Bunu sağlamak için bütün not ihtimallerini kapsayan “Veya” ölçütleri doldurmak gerekir. Oysa süzme ölçütlerini seçerek değil yazarak verebilir ve standart karşılaştırma işlemcilerini kullanarak, bütün ihtimalleri kapsayabilirsiniz. Bunun için, örneğin Birinci Yarıyıl Sınav Notları sütununun boş hücresine “<=4,9” (tırnaklar olmadan) yazarsanız, Access 2000 notu 5’den aşağı bütün öğrencileri bulacaktır. Burada dikkat edilecek nokta önce mukayese işlemcisinin, sonra değerin yazılmasıdır. Access 2000, standart mukayese işlemcilerini kullanır:

> Büyük

< Küçük

= Eşit

<= Küçük veya eşit

>= Büyük veya eşit

<> Eşit değil

Ölçütlerinizi belirttikten sonra Araç çubuğundan Süzgeci Uygula simgesini tıklayarak süzülmüş kayıtlarınızı görebilir; işiniz bittiğinde süzgeci kaldır simgesini tıklayarak asıl tablonuza dönebilirsiniz.

Gelişmiş Süzme Sıralama

Genellikle süzme işleminden sonra süzülmüş kayıtları içeren yeni tablonun bir alana göre sıralanması (örneğin öğrencilerin artan veya azalan not sırasına sokulması gerekebilir. Süzülmüş kayıtları içeren geçici tablonun herhangi bir sütununu seçerek sıralama işlemi yaptırabilirsiniz. Fakat süzme ve sıralama işlemini, Kayıtlar menüsünden önce Süz, sonra Gelişmiş Süzme/Sıralama maddesini seçerek bir kerede yaptırtabilirsiniz. Bu maddeyi seçtiğiniz Access 2000, bu amaçla tasarlanmış özel bir Sorgu tasarım penceresi açacaktır. Bu teknikten yararlanmayı, Sorgu bölümünde ele alacağız.

Formlar

“Access’te bir tabloya veri girmenin kestirme yolu, tabloyu açıp, en alt satırdan itibaren verileri yazmaktır!” dedik. Fakat yanyana yüzlerce sütunu bulunan bir tabloda bunu yapmak kolay olmaz. Tablonun Access penceresinin dışında kalan sütunlarını görüntüye getirmek için sürekli kaydırma çubuğunu tıklamak zor olabilir. Oysa Access bize veri girme ve düzenleme işini form yoluyla yapma imkanı veriyor. Form, bir tablonun bir kaydının içeriğini (veya boş bir kayıt satırını bir çok kontrolle birlikte tek pencerede toplayabilen bir araçtır. Formun eni-boyu da Access penceresinden büyük olabilir; fakat formun biçimini belirlemek, alanların nerede ve ölçüde görüneceğine karar vermek imkanı vardır. Ayrıca formun üzerine veri girmeyi kolaylaştıran ve kaydın parçası olmayan yardım ifadeleri yazabilir, grafiklerle formu süsleyebilirsiniz. Formda, Sil, Kaydet ve benzeri komutlar içeren düğmeler olabilir.

Normal olarak formun her sayfası sadece bir kayıt içerir. Dolayısıyla dikkatinizi bir kayıt üzerinde toplayabilirsiniz. Oysa veritabanı penceresindeki tablo açıldığında görüntüye sığdırabildiği kadar kaydı sığdırır. Bu çoğu zaman bir kayıtla ilgili inceleme yapmayı zorlaştırır. Form, veri girmeyi mantıksal bir düzene bağlayabilir ve kolaylaştırabilir.

Otomatik Form

Access 2000, herhangi bir tabloyu anında forma çevirebilir. Form konusunu kavramak için en kestirme yol, açık veritabanında bir tabloyu açıp, Access’e bu tablodan otomatik form yapması talimatını vermektir. Bunun için Araç çubuğunda Yeni Nesne simgesini tıklamaktır. Bu araç, son yaptığınız işi hatırlar ve etiketinde bunu belirtir.

Access 2000, açık tablodaki bütün alanları, içine bilgi yazılacak kutular haline getirir; ve bunların önüne sütun başlığı olan alan adlarını etiket olarak koyar. Oluşturulan formda, kayıtlar arasında gezinmeyi bağlayacak kontroller, ve yeni kayıt için boş form edinme düğmeleri vardır. İşte yukarıdaki tablonun otomatik form haline getirilmiş görünümü:

Burada, bu formun başlığında ait olduğu tablonun adını görüyorsunuz. Aynı anda birden fazla tabloya veri girişi yapmakta kullandığınız form varsa, başlıklarıo anda hangi tabloya giriş yaptığınızı gösterir. Formun “kutuları” arasında klavyede sekme veya Enter tuşlarına basarak ilerleyebileceğiniz gibi, Mouse işaretçisini arzu ettiğiniz alanın içinde tıklayabilirsiniz. Geride kalan bir alana gitmek için klavyede üst karakter (büyük harf, Shift) tuşunu tutarken, Sekme tuşuna basın.

Formda, otomatik sayı olarak belirlenmiş alanlara yazı yazamazsınız; aynı şekilde Access’in değerini hesaplayarak bulduğu alanlara da klavyede değer giremezsiniz. Yeni kayıt için boş form açtığınızda otomatik sayı alanının içinde “(Otomatik Sayı” ifadesini göreceksiniz. Bir formda imleç son kutuda iken klavyede Enter veya sekme tuşuna basarsanız veya imleç herhangi bir yerde iken Mouse işaretçisiyle başka bir kayda gitmek için gezinme düğmelerini veya yeni kayıt simgesini tıklarsanız, içinde bulunduğunuz kayıtta değişiklik yaptıysanız bu tabloya işlenir. (Bu işlem geri alınmaz.). Bir kaydın içinde iken klavyede üst karakter tuşunu tutarken Enter’a basarak, kayıtta yaptığınız değişikliği tabloya kaydetebilirsiniz. Bunu Kayıtlar menüsünden “Kaydı kaydet” maddesini seçerek de yapabilirsiniz.

Bir formda görüntülenen kaydı silmek de mümkündür. Bunun için araç çubuğundan Kayıt Sil simgesini tıklayabilirsiniz. Aynı işlem Düzen menüsünden Kayıt Sil maddesini seçerek de yapılabilir. Kayıt silme işlemi geri alınmaz. Bir formda kayıt silmeye çalıştığınız sırada bu işlem veritabanınında bilgi tutarlılığa açısından başka tablolarda ve sorgularda silme gerektirecekse, Access 2000 sizden onay isteyecektir.

Tablo görünümünde yapabildiğiniz bütün sıralama ve süzme işlemleri form görünümünde de yapılabilir.

Formun birinci görevi veri girmeyi kolaylaştırmak olduğu halde, bir kaydı içeren formu, yazdırabilirsiniz. Bunun için klavyede Ctrl tuşunu tutarken P tuşuna basmak veya Dosya menüsünden Yazdır maddesini seçmek yeter. Formun kağıt üzerinde nasıl görüneceğini Dosya menüsünde Baskı Önizleme maddesini seçerek, inceleyebilirsiniz.


Form Tasarımı

Access’te yeni bir form oluşturmak için çeşitli yollar vardır. Bunlardan biri, Veritabanı penceresinde Nesneler listesinden Formlar’ı tıklamak ve açılacak Form nesneleri penceresinde ya tasarım görünümünde ya da Sihirbazı kullanarak form oluşturma yöntemini seçmektir. Form nesneleri penceresinin araç çubuğunda Yeni simgesini tıklayarak daha çok seçenek bulunan Yeni Form oluşturma aracını açabilirsiniz.

Bu seçeneklerden Tasarım Görünümü, seçeceğiniz bir tabloya dayanan ve sıfırdan form oluşturmanızı sağlayacak aracı çalıştırır. Form Sihirbazı ise, sizden form için gerekli seçmeleri yapmanızı ister ve formu kendisi tasarlar. Üç ayrı otomatik form oluşturma aracı ile Grafik Sihirbazı ve Excel-vari özet tablo oluşturma aracını da Yeni Form kutusunda bulacaksınız.

Access 2000’de tasarım görünümünde form oluşturmaya başlamadan önce, otomatik bir form oluşturup, bunu tasarım görünümünde açmak, form yapımı için daha eğitici olur. Bir tablo açıkken otomatik form oluşturun ve bu formu kapatın; Access onay istediğinde yeni form olarak kaydetmesine izin verin. Sonra Veritabanı penceresinde Formlar nesnesini seçin ve biraz önce kaydettiğiniz yeni formu seçip, araç çubuğundan Tasarla simgesini tıklayın. Access, formu tasarım görünümünde açarken yanına bir de Araç kutusu açacaktır.

Tasarım görünümündeki formun en belirgin özelliği zeminin kılavuz çizgilerle kaplı olmasıdır; formda yeralacak nesnelerin kılavuz çizgilerine yaslanması, nesnelerin görsel olarak düzgün ve hizalı görünmesini sağlar. Araç kutusundaki Nesne seçici (ok biçiminde) ile formdaki nesneleri seçer, ve Mouse düğmesini basılı tutarak,. form üzerinde yeni yere taşıyabilirsiniz. Denetim Sihirbazı denen işaretçiyi seçer ve forma yerleştirdiğiniz bir nesneyi ve Araç Kutusu’ndaki bir nesne simgesini tıkladıktan sonra formu tıklarsanız, bu nesnenin yapılandırılmasında size yardımcı olacak bir dizi diyalog kutusu açılır. Sihirbaz, seçtiğiniz denetim ögesinin özelliklerini belirlemek için sizden ve formun dayalı olduğu tablodan bilgiler derleyecektir.

Bir formda yer alabilecek denetim ögeleri, Araç Kutusu’nda sıralanmış bulunuyor. Bunları kısaca ele alalım:

Etiket Formdaki bir veri alanını niteleyen başlık olabilir; veya formu kullanarak veritabanına veri girecek olan kullanıcıya yolgösteren yardım metinleri içerebilir.

Metin kutusu Bu formun bağlı olduğu tablo veya tablolara veri girme noktalarıdır. Metin kutusunun özellikler penceresini açarak, bu kutuya girilecek bilgilerin veritabanında hangi tabloda hangi alana kayıt olarak işleneceğini belirlersiniz.

Seçenek grubu Formunuzda içinden seçme yapabileceğiniz ve bir alana bir değer atayan seçenekler içerir. Siz seçeneklerden hangisini seçerseniz, o seçeneğe vermiş olduğunuz değer tayin ettiğiniz bir alana yazılır.

Seçenek düğmesi Genellikle “kadın/erkek” gibi bir seçeneğin seçilmesini sağlar; seçeneğin değeri tayin ettiğiniz alana yazılır.

Değiştirme düğmesi Formda basılmış veya basılmamış düğme görünümleri arasında gider gelir ve tıklandığında içerdiği değeri ait olduğu alana yazdırır.

Onay kutusu İçerdiği değeri içine işaretü konduğunda ait olduğu alana yazdıran bir denetimdir.

Açılan kutu Ya oluştururken sizin vereceğiniz sabit değerleri, ya da bir tablo veya sorgunun oluşturduğu değerleri içerir ve formu dolduran kişi tarafından seçilen değer, ait olduğu alanr yazılır.

Liste kutusu İçindeki değerleri liste halinde gösterir; kullanıcının işaretlediği değer ait olduğu alana yazılır.

Komut düğmesi Access’in kullanıcıya sunduğu herhangi bir komutu yerine getirebilecek, düğme şeklindeki simge. Örneğin bir formu kaydetmek veya silmek için kullanılabilir.

Resim Formunuza işlevsel veya süsleme amacıyla resim koymanız için alan oluşturur.

İlişkisiz OLE Nesnesi Windows OLE-uyumlu herhangi bir programın dosyasını görüntülemenizi sağlayan pencere açar. Burada görüntelenecek başka program dosyasının veritabanınızla bir ilişkisi yoktur; form yloluyla bir kayıttan diğerine gidildiğinde bu nesre değişmez.

İlişkili OLE Nesnesi Windows OLE-uyumlu herhangi bir programın dosyasını görüntülemenizi sağlayan pencere açar. Burada görüntelenecek başka program dosyasının veritabanınızla ilişkisi kurulmuştur; bu alandaki nesne kayıttan kayıda gidildiğinde değişir.

Sayfa sonu Bir sayfadan fazla form oluşturmak istediğiniz zaman, formun kesilmesi ve yeni bir form sayfasının başlamasını sağlar.

Sekme denetimi Windows’un sekmeli denetim ve diyalog kutuları gibi formlar yapmanızı sağlar. Sekmenin açtığı alana diğer form ögelerini yerleştirebilirsiniz.

Alt form Bir form yoluyla kayıtlarızda değişiklik yaparken, bağlı bir başka bir tablonun denetimini sağlayan ikinci bir form açılmasını sağlar. Böylece aynı anda bağlı tabloda da değişiklik yapabilirsiniz.

Çizgi ve diktörgen Formlarınızı kullanıl kolaylığı sağlamak amacıyla mantıksal gruplara ayırmasını sağlayan düz çizgi ve dikdörtgen çizimleri sağlar.

Yeni bir form tasarımına başladığınızda, araç kutusundaki denetim araçlarını formunuza yerleştirmiş olmanız, formda yapacağınız değişikliklerin herhangi bir tabloya işleneceği anlamına gelmez. Formun kayıt yapabilmesi için denetimlerin, mutlaka bir tablonun veya sorgunun alanlarına bağlanması gerekir. (Bağlı olmayan denetimler de olabilir. Onlara birazdan değineceğiz.) Form tasarımı sırasında Görünüm menüsünden alan listesi maddesini seçerseniz, formu oluşturmaya başladığınız sırada seçtiğiniz tablodaki bütün alanların listesini görebilirsiniz. Bu listedeki bir alanı Mouse işaretçisiyle tutarak, inşa halindeki formun üzerine bırakarak, kolayca bağlı denetimler elde etmek mümkündür. Bir diğer deetimle alan bağlama yolu ise denetimin Özellikler kutusunda Denetim Kaynağı satırına tablo ve alan adı yazmaktır.

Denetim ögelerinin özellikler kutusu, denetim sağ tıklanarak ve açılacak menüden Özellikler maddesi seçilerek görüntülenebilir. Ayrıca Form tasarımı penceresi açıkken Görünüm menüsünden Özellikler maddesini de seçebilirsiniz. Özellikler kutusu, seçili denetimin alabileceği bütün özellikleri içerir. Örneğin bir metin kutusunun tam 60 ayrı özelliği vardır. Özellikler, kutunun üzerindeki sekmelerle gruplara ayrılmıştır. Veri sekmesinde, denetim unsuru ile tablonun alanları arasında veri-bağı kurmanızı sağlayan özellikler vardır. Bu özelliklere Tümü sekmesinde de ulaşabilirsiniz. Veri ile bağlanabilecek bir denetimin Özellikler kutusununda denetim kaynağı satırının sağında iki seçme simgesi vardır.

Bunlardan aşağı oku tıkladığınızda, formu oluşturmaya başladığınızda, bir tablo seçtiyseniz o tablonun alanlarını göreceksiniz. Form oluşturmaya başlarken bir tablo seçmediyseniz, bu oku tıkladığınızda karşınıza boş bir satır gelir. Özellikler kutusununda denetim kaynağı satırının sağındaki ikinci seçme simgesi ise yanyana üç nokta şeklinde “deyim oluşturucusu” simgesidir. Bu simgeyi tıkladığınızda Deyim Oluşturucusu diyalog kutusu açılır.

Bu diyalog kutusunda, üstte deyim oluşturmaya ayrılan bol alan ile altta yanyana ve birbirine bağımlı üç pencere göreceksiniz: en solda veritabanında mevcut bütün tablolar, sorgular, formlar, raporlar, Access’in kullanılmaya hazır ve 16 grup halinde ayrılmış (aritmetik ortalamadan, tanjant hesaplamaya, tarih çevirmekten, sayı saymaya kadar) 188 işlevi, sabit değerler (boş, doğru, yanlış gibi), 20 adet matematik ve mantık işlem işaretleri (işleçleri, operatörleri), ve ortak değerler (sayfa numarası, toplam sayfa sayısı, o andaki tarih veya tarih/saat, ve o andaki kullanıcı adı yer alır. Bu pencerede seçtiğiniz grubun alt grupları ortadakinde, ortada seçtiğiiz alt grubun içindekiler ise en sağdakinde görüntülenir.

Bir tablonun bir alanını, denetim unsuruna veri kaynağı yapmak için, en soldaki pencerede Tablolar satırını iki kere tıklayın; ortada veritabanının bütün tabloları listelendiğinde arzu ettiğiniz tabloyu iki kere tıklayın. En sağda tablonun bütün alanları listelenecektir. Arzu ettiğiniz alanı iki kere tıkladığınızda, alanın adı, tablonun adıyla birlikte, üstteki Deyim oluşturma alanına yazılacaktır. Tamam’ı tıkladığınızda bu “deyim,” denetimin Özellikler listesinde Denetim Kaynağı olarak gösterilmiş olur. Bu andan sonra formunuzun bu alanına yazacağınız veri, seçtiğiniz tabloda seçtiğiniz alana kaydedilir.

Form oluşturmaya başlarken bir tablo seçmiş olsanız bile, bir forma birden fazla tabloya bilgi kaydetme görevi verebilirsiniz. Bir form, veritabanı içindeki bütün tablolara bilgi kaydedebilir.

***

Böylece Access’te veritabanı oluşturma işinin birinci aşaması olan tablo tasarımını ve veri girmeyi, veriişlemin ilk adımı olan sıralama ve süzmeyi ve veritabanımızla daha kolay çalışma aracı olan formları tasarlamayı öğrendik. Şimdi, veri-işlemin gerektirdiği diğer işlere geçebiliriz. Bu işlerin başında tablolarımız arasında ilişki kurmak, Anahtarları belirlemek ve endeksleri (dizinleri) oluşturmak geliyor.

Bölüm 3: Anahtarlar, İlişkiler, ve Dizinler

İster insanlar arasında, ister tablolar arasında olsun, ilişki zor şeydir; itina ve dikkat, önceden planlama ve sihirli bir anahtar ister! İnsanlararası ilişkide sihirli anahtar nedir sorusunu Access 2000’e ayrılmış bu kitapta ele alamayız. (Zaten bu konu bu kadar bir kitapçığın kapsamını aşar.) Fakat hemen belirtebiliriz ki, Access’te başarılı bir veri-işlemin sihirli anahtarı Birincil Anahtar’dır: tablolar arasındaki ilişkiyi bu Anahtar ile kurarız, ve göreceğimiz gibi, daha bir çok kapıyı bu anahtarla açarız.

İkinci bölümdeki alıştırmayı yaptıysanız, oluşturduğunuz her tablonun tasarım görünümünü kapatırken, Access 2000’nin bu tabloda bir Birincil Anahtar tayin edilmediğini vurgulayarak sizden ısrarla bir alanı Birincil Anahtar olarak belirleminizi istediğini görmüş olmalısınız. Neden? Çünkü birincil anahtar her tabloya, daha sonra bir başka tablo ile ilişkilendirmek istediğinizde bu ilişkide özgün kişiliğini verecektir. Birincil anahtar olarak belirlenen alandaki bilgilerin benzersiz olması gerekir. Access sizi buna zorlamaz, ama birincil anahtar alanındaki bilgileriniz her kayıt için benzersiz değilse, neden birincil anahtar olarak atamış olabilirsiniz? Birincil anahtar, bir kaydı, bir başka tablodaki bir kayıtla birleştirmekte kullanacağımız anahtardır. Birincil anahtarın diğer işlev ve yararlarına kısaca değindikten sonra kayıt birleştirmedeki rolüne döneceğiz.
Birincil Anahtar

Her tablonun bir, ama sadece bir, Birincil Anahtarı olabilir. Access 2000, her tablonun birincil anahtarını otomatik olarak endeksler (ve bu sayede veritabanı daha hızlı çalışır). Tablonuzda siz bir alanı Birincil Anahtar olarak atamadıysanız, Access 2000 bir birincil anahtar alanı oluşturmak ister; bunu onayladığınızda bir otomatik sayı alanı açar; tablonuzda zaten birinci alanda otomatik sayı türü bir veri varsa, Access 2000 bu alanı birincil anahtar olarak atar. Bu sebeple, iyi bir tablo tasarımı ilerde kullanmayacak bile olsanız, birinci alanı otomatik sayı olarak belirlemeyi gerektirir.

Birincil anahtar, hemen hemen daima sadece bir alandan oluşur. Fakat Access 2000, ancak çok pahalı veritabanı Server programlarının yapabileceği bir imkana da sahiptir: veri-işlem işiniz birden fazla alandan oluşan Birincil anahtar kullanmanızı gerektiriyorsa, bunu yapabilirsiniz. Çok-alanlı Birincil Anahtar, ileri düzeyde veri-işlem ve sorgulama bilgisi gerektirir.

Her veri türü birincil anahtar olamaz: birincil anahtar olarak kullanamayacağınız veri türleri, Internet adres bağlantısı (köprü, OLE ve not türleridir. Buna göre, metin, sayı, tarih/saat, para birimi, Evet/Hayır, ve otomatik sayı alanları birincil anahtar olarak kullanılabilir. Tablolarınız, birincil anahtar alanına göre otomatik olarak sıralanır. (Eğer bir Evet/Hayır alanını birincil anahtar yapmaya kararlıysanız, tablonuzda en fazla iki kayıt olması gerekir. Neden?)

Birincil anahtarın tabaloda birinci alan olması gerekmez; herhangi bir alan birincil anahtar olabilir. Fakat kendinizi tabolalarınızda birincil anahtar arama zorluğundan kurtarmak için daima birinci alanı birincil anahtar yapacağınız veriye ayırmanız iyi bir alışkanlık olur.



Birincil Anahtar Tayininde Püf Noktası

“Tablomda hangi alanı birincil anahtar yapmalıyım?” sorusu kaçınılmaz olarak sorulacak sorudur. Bu sorunun bir cevabı olabilir: Benzersiz veri içeren alanlardan birini birincil anahtar yapın. Birincil anahtar seçiminde anahtar kelime, “benzersiz” kelimesidir! Seçeceğiniz alandaki veri, her kayıt için özgün olmalıdır; başka hiç bir kayıtta tekrar etmemelidir. Kişilerin adlarını, soyadlarını içeren alanlar özgün olamaz. Öğrenci numaraları, araç plaka numaraları da bir kaç yıl sonra tekrar başka öğrenciye veya araca verilebilir. Telefon numaraları bir ülke için özgün olabilir (her bölgenin kodu farklı olacağı ve aynı bölge kodunda benzer numara bulunmayacağı için), ama veritabanınızda örneğin bölge kodu aynı olan Istanbul ve New York kentlerindeki dostlarınızın telefon numaraları varsa, zor bir tesadüf bile olsa, aynı numara bulunabilir.

Birincil anahtar alanı belirlerken, tablonuzda özgün-benzersiz veri bulunan alan arayın. Bütün alanlarınızdaki verilerin tekrar etmesi ihtimali varsa, yeni bir alan açın ve içine otomatik sayı koyun.. Gerisini Access 2000 düşünsün!

Bir tabloda birincil anahtar alanı tayini son derece kolaydır. Tabaloyu tasarım görünümünde açın; birincil anahtar olarak atamak istediğiniz alanın adının bulunduğu kutuyu sağ-tıklayın ve açılacak menüde birinci madde olan Birincil Anahtar maddesini seçin. Bu alanın adının önündeki kutuda küçük bir anahtar simgesi belirecektir.

Birincil anahtarın veritabanı için önemini ortaya koyacak küçük bir deney yapalım ve sonra birincil anahtarın birincil görevi olan tablo ilişkilendirme konusuna dönelim.

Yukarıdaki alıştırmayı yaptıysanız Çocuklar tablosunu (veya herhangi bir alanı Birincil Anahtar olarak tayin edilmiş bir başka tabloyu) açın, ve yeni bir satırda birincil anahtar alanına mevcut değerlerden birini tekrar yazın. İşinizin bittiğini belirtmek üzere başka bir hücreyi tıklayın; Access 2000 hemen hata mesajı verecektir:

Birincil anahtar alanındaki verinin özgün olması gerekir; yoksa bu anahtar aslî görevini yapamaz.

Tablolar Arası İlişki

Tablolar arasında ilişki kurmak suretiyle, veritabanı dosyamızı düz veritabanı olmaktan kurtardığımızı söylemiştik. Tablolar arası ilişki, Access 2000’in daha hızlı sorgu icrası yapmasını sağlar; veri-işlem işlerimiz daha verimli olur. Bu sayede verilerimizi güncelleştirirken, bütün tabloları elden geçirmek ve hatta yeniden girmek zorunda kalmayız; sadece güncelleştirilmesi gereken tabloya ek veya bu tabloda değişiklik yaparız.

Bir firma düşünelim: en az 200 firmadan hammadde alıyor ve en az 500 bayie mamül madde veriyor. Bu firmaların adreslerinden, alınan hammadde ve verilen mamül maddelerin özelliklerine kadar, diyelim ki 2 bin sütun dolduran verilerimizi tek tabloda topladığımızı varsayalım. Böyle bir tabloda, aldığımız mallara ilişkin bilgi sütunları, sattığımız mallara ilişkin satırlarda boş kalırken, sattığımız mallara ilişkin bilgi sütunları aldığımız mallara ilişkin satırlarda boş bırakılmak zorundadır. Bu hem gereksiz yere şişkin bir veritabanı dosyasına yol açar, hem de veri girişinde sayısız hatalara sebep olur. A firmasından aldığımız yeni bir mala ait yeni bir kayıt girerken, firmanın adından adresine, faks numarasından posta koduna kadar bütün bilgileri yeni satıra tekrar yazmak zorunda kalırız. Bu, yeni yazım hatalarına davetiye çıkartmak demektir. Tekrar eden bu bilgilerin dosya boyutuna bindireceği yükü düşünün!

Oysa elimizde bir firmalar tablosu, bir de mallar tablosu bulunsa; her bir malın hangi firmadan alındığı veya hangi firmaya verildiğini gösteren alana, firmalar tablosunun birincil anahtarından bağ kursak, hem tekrar-tekrar veri girişinin yol açacağı insanî hatalardan korunmuş oluruz (bu bilgileri girecek operatörlere vereceğiniz ücreti de unutmayın!), hem de işlenmesi kolay nisbeten küçük veritabanı dosyasına sahip oluruz.

Verilerimizi tek tabloda toplamanın sakıncalarını anladık. Ve diyelim ki elimizde böyle, beş veya altı tabloya bölünmüş bir veritabanı var. Şimdi, son 3 ay içinde mal aldığımız firmaların bir dökümünü çıkartmak istiyoruz. Beş-altı ayrı tabloyu mu kağıda dökeceğiz? Bu ayrı ayrı tablolara bölünmüş bilgileri nasıl birleştireceğiz? Başka bir deyişle, ayrı tablolara böldüğümüz verileri işare yarar, anlamlı diziler haline getirmek için nasıl birleştirebiliriz?

Bunu, tabloları herbirinin diğeri için anlamlı tek özgün alanından, yani Birincil Anahtarlarından birleştirerek yapabiliriz. Veritabanınızı bu birden fazla tabloya bölerek ve herbirine özgün birincil anahtar alanları koyarak tasarlasanız bile, aynı veritabanı içinde yer alıyorlar diye tablolarınız kendiliklerinden ilişki kurmazlar. Bunu bizim sağlamamız gerekir. Kendi tablolarımızda kendi ilişkilerimizi oluşturmadan önce, Access 2000’nin bunu nasıl sağladığını görmek, ilişki konusunda bize daha iyi fikir verecektir. Bunun için Access 2000’i çalıştırın; Yeni veritabanı oluşturmak üzere açılan pencerede Veritabanları sekmesini seçin ve Stok Yönetimi şablonunu işaretleyin. Yeni boş stok yönetimi veritabanınız oluşturulduğunda, eğer Access penceresi içinde küçültülmüş durumda ise veritabanı penceresini büyütün; Switchboard adı verilen veritabanını kullanmanız için oluşturulan grafik arayüzü kapatın.

Stok Yönetimi1 adlı yeni stok yönetimi veritabanınızın nesnelerinden Tablolar’ı seçtiğinizde, yedi adet aslî tablo oluşturulduğunu göreceksiniz: Ürünler, stok hareketleri, kategoriler, çalışanlar, sipariş formları, üreticiler ve nakliye yöntemleri. Stok yönetimi konusu ile hiç ilginiz yoksa bile, sadece ilişki konusunu kavramak için, bu tabloların bir firmanın elindeki stokları takip için gerekli ve yeterli olduğunu varsayalım.

Şimdi, Araçlar menüsünden İlişkiler maddesini seçin. Karşınıza şuna benzeyen bir pencere açılacaktır:

Açılan penceredeki kutular arasındaki çizgiler buradaki görüntüye benzemiyorsa, kutuları Mouse işaretçisiyle başlıklarından tutarak sürükleyebilir ve konumlarını buradakine benzer şekle getirebilirsiniz. Bu pencerede, kutuların başlığının tablo adlarını içerdiğine dikkat edin. Kutuların içindeki maddeler ise tablolardaki alanların adlarıdır. Her tablonun kutusunda bir alan adının koyu yazıldığını görüyor musunuz? Bu, o tablonun birincil anahtarı olan alandır. Bazı alanlardan çıkan çizgilerin diğer bir kutudaki alana bağlandığını görüyorsunuz. Dikkat ederseniz, aralarında çizgi bulunan alan adlarının aynı olduğunu da göreceksiniz.

Bu çizgilere ilişki denir; tabloların birbirleri ile hangi alanlarından ilişkide olduklarını gösterir. Şemaya veya Access İlişkiler Penceresi’ne tekrar bakarsanız, ilişki çizgilerinin bazılarının sol ucunda “1,” sağ ucunda sonsuz işaretinin bulunduğunu, bazı ilişkilerde işaretlerin yer değiştirdiğini ve diğerlerinde ise çizgilerin işaretsiz olduğunu göreceksiniz. Bu işaretler kurulan bağın niteliğini gösterir; bağın niteliği ise daha sonra iki tablo arasında yapılabilecek birleştirmede hangi kayıtların hangi kayıtlarla birleştirileceği veya Access’in deyimiyle eşleştirileceğini tayin eder. Bu tanımla biraz şifreli görünüyorsa da Access’te kurabileceğimiz ilişkilerin niteliklerini ele alınca manzara aydınlığa çıkacaktır. Tablolarınızın arasında üç tür ilişki olabilir:

Bire bir ilişki: İlişkilendirdiğiniz iki tablodan birincisi ile ikincisi arasında sadece bir kayıt eşleşebilir. Bu tür ilişkilendirmeyi tabalolarımızda sık kullanmadığımızı göreceksiniz; çünkü genellikle böyle tek gerçekli tablo yapmayız.

Bir-çok ilişkisi: Birbirine bağladığımız iki tablodan birindeki bir kayıt diğer tabloda birden fazla kayıtla eşleşebilir. İkinci bölümdeki örneğimizi hatırlarsanız: bir ailenin birden fazla çocuğu olabilir; fakat her çocuğun sadece bir ailesi olabilir. Dostlarnımızın çocuklarıyla birlikte bir tablosunu edinmek istersek, üç çocuklu dostlarımızın adı yeni tabloya üç ayrı satırda yazılacak, iki çocuklu dostlarımızın adları iki, tek çocuklu dostlarımızın adları ise bir kere girecektir. Neden? Çünkü aile bağı (Aile Sıra No alanı, Çocuklar tablosunda çok kayda işaret ediyor.

Çok-çok ilişkisi: İlişkilendirdiğimiz tablolardan birincisinde birden fazla alan, ikincisinde birden fazla kayda (ve tabiî ikincisindeki birden fazla alan birinci tablodaki birden fazla kayda) işaret ediyorsa, bu kez tablolar arasında çok-çok ilişkisi var demektir. Örnek tablomuzda böyle bir durum yok, ama bir sipariş veritabanı düşünün: her bir sipariş emrinde birden fazla mal sipariş ediliyor olabilir; mal tablosunda ise her bir mal birden fazla sipariş tablosunda görünüyor olabilir. Böyle bir ilişkinin sonucu ortaya çıkacak üçüncü tabloda hem hem her bir sipariş, hem de her bir mal birden fazla satırda görünecektir.

Şimdi bu bilgilerin ışığında biraz önce oluşturduğunuz Stok Yönetimi veritabanının ilişkiler penceresine bakalım. Şimdi bu veritabanındaki dosyaları kullanarak, firmamızın verdiği siparişlerle ilgili ve siparişi veren personele göre sipariş miktarlarını gösteren yeni bir tablo yapabilir miyiz? Yapabiliriz. Siparişi veren Personel, hangi tabloda hangi alandaki bilgi ile bulunacak? Çalışanlar tablosundaki ÇalışanNo alanındaki veri ile. Peki, bu alandaki kayıtlar, hangi tablodaki hangi alanda bulunan kayıtlarla eşleştirilecek? Sipariş formları tablosundaki ÇalışanNo alanındaki kayıtla. Yani Çalışanlar tablosundaki ÇalışanNo alanındaki veri Ahmet Çalışkan arkadaşımıza ait 812 ise ve bu değer, Sipariş formları tablosundaki kayıtlarda ÇalışanNo alanındaki değerlerle eşleşiyorsa, bu kayıt yeni tablomuza alınacak; sonra sırasıyla diğer değerler taranacak, eşleşenler yeni tabloya dahil edilecektir. (“Yeni tablo nerede ve nasıl oluşacak?” sorusunu şimdilik sormayın; bunu Sorgu ile yapacağız; ve daha sonra ele alacağız.)

Çalışanlar tablosundaki ÇalışanNo alanında Mehmet Tembeloğlu arkadaşızı belirten 813 şeklindeki veri, Sipariş formları tablosundaki kayıtlarda ÇalışanNo alanındaki hiç bir veri ile eşleşmiyorsa ne olacak? Yeni tabloda 813 şeklindeki ÇalışanNo’yu içeren bir kayıt olmayacaktır. Ve muhtemelen Mehmet Tembeloğlu, neden hiç sipariş vermediğini izah etmek zorunda kalacaktır!

Tablolarımız arasında ilişki oluşturma işini kendimiz yapmak istersek, yine biraz önce açtığımız Araçlar menüsünden İlişkiler maddesini geçerek açtığımız pencereyi açmamız gerekir. İkinci bölümdeki Adres Defteri alıştırmasını yaptıysanız, şimdi bu veritabanı dosyasını açabilirsiniz. Bu alıştırmayı yapmadı iseniz, şimdi ikinci bölüme dönüp bu dosyayı oluşturabilirsiniz! Veritabanı açıldığında veya tabloları oluşturma işini bitirdiğinizde Araçlar menüsünden İlişkiler maddesini seçin. Karşınıza şuna benzeyen bir görünüm gelecektir:

Biz kurmadığımız halde iki tablomuz arasındaki bu ilişki, Çocuklar tablosunu oluştururken, Aile Sıra No alanının doldurulması için Aile tablosunun aynı adlı alanına girilmiş kayıtlara bakılmasını istemiş olmamızdan kaynaklanıyor. Burada gördüğünüz çizgiyi ortasından sağ tıklayın ve açılan menüden Sil maddesini seçin; Access silme işlemini onaylattırmak istediğinde Evet’i tıklayın. Şimdi ilişki oluşturmaya sıfırdan başlayabiliriz.

Önce bir kere daha kurmak istediğimiz ilişkinin amacını tekrar edelim: yeni adres defterimizi oluşturduğumuz sırada öyle bir an olabilir ki, dostlarımızın çocuklarını gösteren, veya çocukların ailelerine göre sıralandığı bir liste yapmak isteyebiliriz. Böyle bir yeni tablo oluşturmaya kalktığımızda, Access’in hangi çocuğun hangi aileye ait olduğunu bilmesi gerekir. Bunu iki tabloyu ilişkilendirerek veya başka bir ifadeyle Access’e, hangi çocuğun hangi aileye ait olduğunu nasıl belirleyeceğini söyleyerek yapabiliriz. Access’e şunu söylemek zorundayız: Çocuklar tablosundaki kayıtlarla Aile tablosundaki kayıtları birleştirirken birinci tablonun Aile Sıra No alanındaki değerin Çocuk tablosundaki kaydın aynı isimli alanındaki değerle eşleşip eşleşmediğine dikkat et; eğer bu veriler aynı ise o zaman bu çocuk o aileye ait demektir; iki kaydı birleştirebilirsin.

Bunu söylemenin yolu ise çok kolay: İlişkiler tablosuna ait kutudaki AileSıraNo satırını Mouse işaretçisiyle tutup, götürüp Çocuk tablosundaki AileSıraNo satırının üzerine bırakın. (İlişkiler penceresini açtığınızda tablolarına ilişkin kutuları göremiyorsanız, İlişkiler menüsünden Tablo Göster maddesini; açılacak kutuda kayıtları arasında ilişki kuracağınız, dolayısıyla görüntülenmesini istediğiniz tabloları seçerek Ekle düğmesini tıklayın.)

Sürükleme sırasında Mouse işaretçisinin dikdörtgen ilişki simgesine dönüştüğünü göreceksiniz (işaretli). Mouse işaretçisi bırakacağınız yere dikkat etmelisiniz: Access 2000, dörtgeni hangi alan adı üzerinde bırakırsanız, o alanı ilişkilendirir. Mouse’un sol düğmesini bıraktığınız anda İlişkileri Düzenle diyalog kutusu açılacaktır.

Burada solda ilişkinin başladığı tablo ve alan ile ilişkinin kurulduğu tablo ve alan gösterilmektedir. Her ikisinin de seçme düğmelerini tıklayarak başka alanlar seçebilirsiniz. Bu listenin altında, “Bilgi tutarlılığına zorla” seçeneğine işaret koyarsanız, Access 2000 size iki seçenek daha verir: ilişkinin sol tarafındaki alan güncelleştirilirse, bu ilişkiye dahil tabloların da güncelleştirilmesi, alan silinecek olursa diğer tablodaki kayıtların da silinmesini sağlayabilirsiniz. (Güncelleştirme kullanışlı bir seçenek olmakla birlikte, silme işlemini otomatik hale getirmek, istemeden bilgi kaybına uğramanıza yol açabilir.)

İlişkileri Düzenle kutusunun sağ tarafındaki düğmelerden Birleştirme Türü düğmesini tıklaksanız, ilişkinin yönü ve türünü belirleme imkanını veren, üç seçenekli Birleştirme Özellikleri kutusunu açmış olursunuz. Burada yapacağınız tercihler, hangi tablodan hangi kaydın alınacağını belirler. (Sırasıyla her üç seçeneği seçtiğinizde, ilişki çizgisinin ucundaki okların yönünün nasıl değiştiğine dikkat edin.)

Kutuları sarısayla kapattığınızda, iki tabloyu ilişkilendirmiş, başka bir deyişle Access 2000’i bu tabloları kullanarak yapacağınız veri-işleme hazırlamış olursunuz. Bir veritabanındaki tablolar arasında ilişkileri oluştuğunuz zaman Access 2000, hiç bir yapmayacak, söz gelimi ortaya yeni bir tablo veya rapor çıkartmayacaktır. Bunu yapması için gerekli talimatı daha sonra vereceğiz. Şimdilik sadece Access’e, bu talimatı yerine getirmesi için gerekli bilgiyi vermiş, veritabanımızın tabloları arasındaki bağları tanıtmış olduk.


Endeks (Dizin)

Access 2000’in veri-işlem işleri için yapması gereken bir diğer hazırlık ise Endeks çıkartmaktır. Veritabanımızın tablolarını neden endekslettirmek isteriz? Daha sonra yapacağımız veri-işlemleri hızlı olsun diye? Access 2000’ın endeksi, tıpkı bir kitabın arkasındaki endeks gibi çalışır: aradığınızı kolay bulursunuz. Burada bulma işlemini kitap okurundan farklı olarak kullanıcı değil Access yapmaktadır. Access, kendi endekslerini, vereceğiniz sorgu talimatlarını icra ederken, tabloları sıraya sokarken, rapor oluştururken ve arama yaparken kullanır.

Köprü, not ve OLE nesnesi içeren alanlar dışındaki tür alan türleri endekslenebilir. Sadece Birincil Anahtar olan alan değil, bütün alanlar (türü uygunsa) endekslenebilir; birincil anahtar alanı otomatik endekslenir. Endeks, sorgu, sıralama ve aramayı hızlandırır; fakat bir veri tabanında ne kadar çok alan endeksleniyorsa, Access 2000’in veriişlem hızı o kadar azalabilir.

Access 2000’e tablo tasarımı sırasında, endeks yaparken birden fazla benzer kayıt bulunması halinde ne yapması gerektiğini biz söyleriz. Tablo tasarım penceresinde bir alan türünü tıkladığınızda, alan türü elverişli ise, pencerenin Alan Özellikleri bölümünde Sıralı satırı belirir. (Access 2000, endekse yardım dosyalarında “dizin” derken burada “Sıralı” demeyi tercih ediyor. Ama bu kadar kusur, kadı kızında da olur!) Bu satırın içini ve sağında belirecek seçme okunu tıklarsanız, üç seçeneğiniz bulunduğunu görürsünüz: “Endeks yapma!” anlamına “Hayır” ; “Endeks yap, ve tekrarlara aldırma!” anlamına “Evet, Tekrarlama Var”; ve “Endeks yap ve bu arada tekrarları yakala!” anlamına “Evet, Tekrarlama Yok.” Bu sonuncu tercihi seçerseniz, Access, endekslenmiş alanlarda, tüm kayıtların benzersiz olmasına dikkat eder ve sizi uyarır.

Böylece, veritabanımızı birincil anahtarları, ilişkileri ve endeksi ile veri-işleme hazırlamış bulunuyoruz. Bundan sonra, tablolarımızı sorgulayabilir; tablolar ve sorgulardan raporlar hazırlayabiliriz,

Veri-işleme ilk adım: Sorgu

Verilerimizi, kelime işlem programının içinde tablolar oluşturup, bu tabloların içine yazmıyorsak, bunun bir nedeni olabilir: Verişlem programlarının sorgu aracı. Sorgu veya Query, veritabanı fikri ortaya atıldığı günden beri var. Hatta, veritabanı dosyalarının, diğer bilgisayar kayıt dosyalarından ayrışmasını sağlayan unsur, sorgudur. Bir veritabanı dosyasındaki bilgileri sorgulama ve bu verilerden yeni bilgiler elde etme ihtiyacı o kadar belirgin hale geldi ki, bilgisayar mühendisleri sırf bu iş için bir dil bile icad ettiler: Sorgu Dili (Query Language).

Ne var ki, veritabanı biçimi kadar sorgulama dili ortalığı kaplayınca, belli başlı bilgisayar donanım ve yazılım firmaları ve üniversiteler biraraya gelerek, bu kargaşaya son vermek üzere kolları sıvadılar; ve ortaya SQL (Structured-Yapılandırılmış Sorgu Dili) çıktı.

Derste Microsoft PowerPoint




Önsöz

Peki arkadaşlar, kaç kişi hayatını “sunu” (Presentation, prezentasyon) hazırlayarak kazanıyorsa elini kaldırsın! Hiç kimse! Peki kaç kişi hayatında en az bir kere sunu hazırladı ve sundu? Bir, iki elin kalktığını görüyorum. Peki, Ofis 2000 paketinin içinde PowerPoint diye bir programın olduğunu biiliyor? Ooo. Bütün eller havada. Peki son soru: Kaç kişi PowerPoint ile ne yapıldığını biliyor? Hayaktında en az bir kere sunu hazırlamış olanlar ve diğer bir kaç kişi elini kaldırıyor.

Anlaşıldı. Durum bütün dünyada aynı. İş veya eğitim dünyasında, gerektiği yeri alamamış program varsa, sunu programlarıdır. Hayatınızı hiç tahmin etmediğiniz biçimde kolaylaştıracak program varsa, o da sunu programıdır. PowerPoint’in de kaderi, diğer sunu programlarından farklı değil: ya hiç kullanılmaz, ya da aramızda bazı kişiler hayatını sunu programı ile çalışarak kazanır.

İtiraf edelim ki, hayatını sunu programı hazırlayarak kazanmak, dünyanın en cazip işi olmasa gerek. Sunu hazırlamanın kendisi cazip iş olmasa gerek. Bir kere, sunu, yani bir grup dinleyicinin önüne çıkıp, arkada bir beyaz perdenin üzerine görüntüler yansıtarak, bir fikri, bir projeyi savunmak çoğumuz için cazip olmasa gerek. Ayrıca bilgisayarda bir sunu programıyla hazırladığınız görüntü unsurlarını kullanabilmek için, bilgisayarı konuşmanın yapılacağı odaya götürmek ve bilgisayarın VGA görüntüsünü (çoğu zaman bilgisayardan pahalı bir araçla) beyaz perdeye düşürmek, yatırım ve ayrı bir uzmanlık ister.

Yakın zamana kadar bunlyar zor işlerdi. Bu kadar zahmete katlanmak yerine, konuşmanızın notlarını ve diğer görsel unsurlarını kağıda basıp, konuşma sırasında dağıtmak daha kolay olabilirdi. Fakat devir hızla değişti; bilgisayarlar avucumuzun içine sığar hale gelirken, bilgisayarın ekranındaki görüntüyü duvara yansıtan araçlar inanılmaz ölçüde ucuzladı. Yani şimdi görkemli bir sunu yaparak, fikrinizi, projesinizi veya öğretmek istediğiniz konuyu, bir sunu programının olağanüstü etkileyici tekniğinden yararlanarak sunmamak, bilgisayardan yararlanmamak olur. Bilgisayardan yararlanabilecek iken yararlanmamak ise, bana sorarsanız, modern bir kişinin işleyebileceği en ağır suçlardan biridir.

Diyelim ki hayatınızda bir fikri veya projeyi tanıtmak veya bir şeyi öğretmek amacıyla bir topluluğun karşısına çıkmanız gerekmiyor ve gerekmeyecek. Peki, Internet’le Web’le ilginiz var mı? Bir fikri, bir projeyi, bir konuyu Internet’te anlatmak, savunmak, öğretmek zorunda mısınız? Öyleyse neden PowerPoint kullanmıyorsunuz? En değme Web tasarımcısının grafikleriyle, arkaplan renkleri ile, her türlü mültimedya unsuru ile haftalarca süren bir çaba sonucu ortaya çıkartabileceği ve Java’dan Javascript’te, Flash’dan anime GIF’e kadar başvurmadık teknoloji bırakmamacasına (ve tabii binlerce Dolar’ınızı alarak hazırlayacağı bir siteyi, yarım saatte PowerPoint ile hazırlayabileceğinizi söylersem ne yaparsınız? Üstelik ortaya çıkacak Web sayfaları, grafik dosyaları, HTML ve XML kodları, ne tür Browser programları kullanırsa kullansın, bütün ziyaretçileriniz tarafından aynen sizin arzu ettiğiniz görsel etkileri oluşturacak şekilde görülebilir.

Microsoft’un yeni Ofis 2000 paketi elinizin altında ise, büyük bir ihtimalle bilgisayarınızda PowerPoint kurulu demektir. Ve siz, dünyanın en kolay sunu veya Web’de eğitim ve öğretim aracına bir tıklama uzaktasınız.

Tıklayın, başlayalım.


Bölüm 1: Bir Sunu Hazırlayalım

Öğretmenler, ders anlatırken veya sınıfta bir konuyu öğrencilerinin tartışmasını sağlarken, neden kara tahta önünde dururlar ve ellerinde bir tebeşirle, tahtaya bir şeyler yazarlar? Öğretmenler bilirler ki, kulaktan giren söz, aynı anda görsel mesajla bütünlendiği zaman daha çok akılda kalıyor. Eğitimciler bu gerçeği herhalde yazının icadından önce keşfetmiş olmalılar; hatta belki de yazı bu yüzden icad edilmiştir!

Öğretmenler ağızlarından bir yeri terim, tanımlama, isim çıktığı zaman dönüp bunu tahtaya yazdıklarında hepimiz biraz daha dikkat kesiliriz; söylenenler daha bir anlamlı ve kalıcı gelir. Bu gerçekten hareket eden konuşmacılar, ister bir bilimsel konferansta yeni bir kalp ameliyatı tekniği anlatsınlar, ister bir ülkenin ekonomik geleceği ile ilgili tahminlerini aktarsınlar, söyledikleri sözlerin hap haline getirilmiş mesajlarını, önemli kavramlarını, yazı ile, grafikle, simgeyle arkalarındaki bir perde üzerinde görüntülerlerse, mesajlarının daha iyi kavrandığını bilirler. Bugün, bir firmaya yeni reklam kampanyasının taslaklarını sunan reklam şirketinin müşteri temsilcisinden, kendi müdürler kuruluna fabrikada yapılmasını gerekli gördüğü üretim tekniği değişikliğini savunan genç mühendise; yeni yazılımın müşterinin firmasında verimliliği nasıl arttıracağını anlatan bilişik teknolojisi şirketi sahibinden, hissedarlara firmanın son bir yıllık gelişimiyle ilgili hesap veren yönetim kurulu başkanına kadar, “konuşma yapma” durumunda bulunan herkesin, bir zamanlar basit “tepegöz” projeksiyon makinalarıyla yapılan sunuşlardan çok daha etkilisini bilgisayarla ve PowerPoint ile yapmaları mümkündür.

Günümüzde sunuş, sadece bir kürsüde, bir toplantı odasında ve konferans salonunda yapılmıyor. Bugün, “konuşmalarımızı,” mesajlarımızı Internet yoluyla milyonlarca kişiye yayıyoruz. Ne var ki Web sayfası tasarımı için halâ beyin cerrahı veya roket mühendisi düzeyinde teknik bilgi gerektiği şeklinde korkular yaygın. Hele işi Web tasarımı olmayanlar arasında.

Web tasarımında, bir Web sayfasını okuyan, izleyen ziyaretçinin bir sonraki sayfaya geçmesini sağlayan teknikler vardır. Bu teknikleri anlatan metinlerde genellikle şöyle övgüler görürsünüz: “Bu yöntemle Web sayfalarınız bir sunu programının slaytları gibi, birbiri ardından görüntülenir ve sayfa aralarında ancak bir sunu programının masaüstünde yapabildiği geçiş etkilerini sağlayabilirsiniz.” Şimdi, PowerPoint bize bu imkanı sunuyor: siz sunuyu hazırlayın; sunudan Web sitesi yapmak, PowerPoint’e ait, adeta beş saniyelik bir iş!

Ama önce bir sunu hazırlayın!



Sihirbazın yardımıyla

PowerPoint 2000’i çalıştırmanın çeşitlı yolları vardır. En kolay ve kestirme yol, masaüstünde bir PowerPoint kısayol simgesi varsa, onu tıklamaktır.

PowerPoint’i başlatmak için Başlat menüsünden Programlar ve daha sonra Microsoft PowerPoint maddesini seçebileceğiniz gibi, yine Başlat menüsünden Yeni Ofis Belgesi maddesini ve açılacak Sihirbaz’da Sunular sekmesini ve arzu ettiğiniz bir şablonu da seçebilirsiniz. Microsoft PowerPoint, Akıllı İçerik Sihirbazı, Tasarım Şablonu veya Boş Sunu seçenekleri bulunan başlangıç diyalog kutusunu görüntüleyecektir.

Burada mevcut üç seçenekten en kolayı, sunu şablonunu Sihirbaz’a hazırlatmaktır. Daha sonra, PowerPoint’te ustalaştıkça, mevcut şablonlardan birinden veya boş bir sayfadan hareket etmeyi tercih edeceğiz. Şimdi Akıllı İçerik Şablonu’nu seçerek, Tamam’ı tıklayın.

Diyelim ki, siz bir reklam şirketinde, hatırı sayılır bir tele-iletişim firmasının müşteri temsilcisi olarak çalışıyorsunuz ve firmanın Reklam ve Halkla İlişkiler Müdürü ile yardımcılarına yeni bir reklam stratejisi sunmak istiyorsunuz. Yeni stratejiyi sözle ifade etmeniz zor; ve mümkün olduğu ölçüde mültimedya imkanlarından yararlanmak, grafiklerle ve mesajlarınızını akılda kalacak şekilde başlıklarla sunmak daha uygun. Ofiste birisi PowerPoint ile bir sunu yapmanızı önerdi. Ne var ki siz hiç PowerPoint kullanmadınız; bırakın PowerPoint’i, elektronik ortamda sunu hazırlamadınız. Güzel.. Akıllı İçerik Sihirbazı tam size göre.

Açılış diyalog kutusunda PowerPoint’i başlattığınızda, muhtemelen Ofis Yardımcısı, yardım isteyip istemediğinizi soracaktır. Ofis Yardımcısını daha sonra tanıyacağız; şimdi, yardım istemediğinizi belirtin ve Akıllı İçerik Sihirbazı çalışmaya başlasın. Sihirbaz size önce bir kaç soru soracak ve sonra buna uygun şablonlardan bir kaçını sunacaktır. Akıllı Sihirbazın kendi reklamını yaptığı ilk kutuda İleri düğmesini tıklayın ve yapacağınız sununun türünü seçeceğiniz diyalog kutusuna geçin. Bu arada Akıllı Sihirbaz’ın soldaki haritasında sunu oluşturmanın hangi aşamasında olduğunuzu görebilirsiniz.

Akıllı İçerik Sihirbazı size beş tür sunu imkanı sağlıyor: Genel, Şirket veya Proje tanıtımı, Satış-Pazarlama sunusu ve eğitim. Bu türler arasındaki farkları ele alacağız; ama ilk fırstta herbiri ile adım adım ilerleyerek ortaya ne tür sunu şablonları çıktığını öğrenebilirsiniz. Şimdilik yapacağımız sununun türü bir fikrin tanıtımı olduğuna göre Carnegie Eğitmeni düğmesini tıklayabilirsiniz; sağda görüntülenecek kategorilerden birincisi “Fikir Satma” maddesini seçebilirsiniz. Tekrar İleri düğmesini tıklayın.
Özel animasyon ekleme

Bu noktada görünüm seçeneklerinden Slayt Gösterisi’ni seçerseniz, slaytlarınızın Mouse düğmesini tıkladığınızda veya klavyede aralık çubuğuna, ok tuşlarına veya Page Down ve Page Up tuşlarına bastığınızda birbiri ardına görüntülendiğini, ve her slaytın bir anda tümüyle göründüğünü izleyeceksiniz. Bu düzende, konuşmanıza slaytla kazandırmak istediğiniz görsel etkiyi sağlasa da slaytların kendi içinde fazla ilgili çekici olmadığını söyleyebiliriz. İzleyiciler bir süre sonra ekrana veya perdeye (veya Web sayfasına) yeni ve duragan bir slayt gelmesini beklemeye şartlanabilirler. Uzmanlara göre bu slaytlardan beklediğiniz etkiyi azaltabilir

Oysa PowerPoint slaytlara, kendi içinde hareketlilik (animasyon) kazandırarak, izleyici üzerindeki etkiyi arttırmanızı sağlayabilir. Bunu, Özel animasyon ekleme yoluyla yaparız. Şimdi biraz önce oluşturduğumuz slaytlardan herhangi birini seçin ve slaytın ana başlığını sağ-tıklayın. Açılan menüden, Özel Animasyon maddesini seçin. PowerPoint, sağ-tıklanan ögenin türünü bilir ve özel animasyon denetim kutusunun ilgili sekmesini önplana getirir.
Bu kutunun Efektler sekmesinde, slaytta ne kadar unsur varsa o kadar nesne bulunduğunu göreceksiniz. Şimdi biz 1’nci başlığa animasyon özelliği kazandırmak istediğimize göre, Başlık 1 kutusuna işaret koyabiliriz. PowerPoint, seçtiğimiz nesnenin alabileceği ses ve canlandırma özelliklerine uygun seçenekleri sunacaktır. Bir sunuda slayta kazandırabileceğimiz efektlerin (etkilerin) başında, sayıların görüntüye kayarak girmesi gelir. PowerPoint metinlerimize 18 ayrı animasyon özelliği kazandırabilir. Sınama amacıyla yaptığımız bu sunuda çeşitli metinlere bu animasyon özelliklerini vererek, oluşturdukları etkiyi inceleyebilirsiniz. Şimdi kayarak gelme özelliğini ve kayma yönü olarak “Sağ üstten” maddesini seçelim. Seçtiğiniz animasyon türüne uygun olarak animasyonun oluşturulma yönü, hızı, ve benzeri özellikleri farklı olacaktır. Ayrıca seçtiğiniz animasayon etkisinin metinlere, metnin tümüne, sırayla kelimelere veya sırayla harflere uygulanması seçenekleriniz de vardır. Seçimlerinizi tamamladıktan sonra, Sıra ve Zamanlama semmesini tıklayın.

Oluşturduğunuz efektlerin sırası ve hangi yöntemle ve zamanlamayla harekete geçeceğini bu sekmedeki kontrollerle belirlersiniz. Bir konuşmada ileri süreceğiniz fikirleri yansıtan noktalı başlıkların, siz o konuya geldiğinizde ve sizin Mouse düğmesini tıkladığınızda veya klavyede aralık çubuğuna, aşağı yukarı ok tuşlarına veya Page Down ve Page Up tuşlarına bastığınızda görüntülenmesi daha uygun olabilir. Kimi zaman bir slayt görüntülenmeye başladığında vermek istediğiniz animasyon etkisinin başlayıp bitmesi daha uygun olabilir. Burada kayma etkisi verdiğimiz başlığın bizden (Mouse düğmesini tıklatmak gibi ) bir hareket beklemeden, başlayıp bitmesini animasyonu başlat bölümünde “Otomatik olarak” seçeceğini işaretleyerek sağlayabiliriz. Birden fazla unsura animasayon efekti veriyorsak, bunları bir önceki bitişinden belirli bir saniye sonra başlatmamız da mümkündür. Bunun için, Otomatik olarak seçeneğinin altındaki “Saniye sonra” kutusuna arzu ettiğimiz saniye miktarını girmemiz gerekir. Animasyonların aralıksız harekete geçmesi için süreyi 0 olarak bırakın.

oluşturmakta olduğunuz animasyon etkisinin nasıl görüneceğini Önizleme düğmesini tıklayarak, küçük penceredeki slaytın üzerinde izlemeniz mümkündür.

Slayt geçişlerine efekt ekleme

PowerPoint sunularında slaytların birbirini ardına görüntülenmesinde varsayılan yöntem, sunuşu yapanın Mouse düğmesini tıklaması veya klavyede aralık çubuğuna, aşağı yukarı ok tuşlarına veya Page Down ve Page Up tuşlarına basmasıdır. Slayttan slayta geçişte varsayılan geçiş biçimi ise bir slaytın tümüyle aynı anda silinmesi yerine ardından gelen slaytın tümüyle aynı anda belirmesidir. Başka bir deyişle slayt gösterisi sizin işaretinizle ve slaytlara özel geçiş efekti uygulanmadan yapılır. Ve bu bazen sıkıcı olabilir; slayttan slayta geçişe animasyon etkisi kazandırabilirsiniz. Ayrıca bir konuşmanın görsel unsuru olmayan, örneğin duyuru, tanıtım, fotoğraf gösterisi gibi özel amaçlı slayt gösterileri için slaytların otomatik olarak değişmesini sağlamanız da mümkündür.

Buradaki örnek sunuda slayt geçiş etkisi oluşturalım; Slayt Gösterisi menüsünden Slayt Geçişi maddesini seçin.

Açılan denetim kutusunda 41 ayrı geçiş türünden birini seçebileceğiniz bir seçim kutusu bulunuyor. Seçtiğiniz geçiş türünün hızını, slayttan slayta ilerlemenin türü (Mouse veya klavye yolu, ya da zamana bağlı otomasyon) ve arzu ediyorsanız geçiş sırasında çıkartılmasını istediğiniz sesi burada belirleyebilirsiniz. Burada seçtiğiniz geçiş etkisini, ister sadece şu anda seçili olan slayta, veya slaytların tümüne uygulatmak da elinizdedir. Uygulama düğmesini tıklarsanız, seçtiğiniz etki sadece seçili olan slayt için geçerli oülur; Tümüne Uygulama düğmesi ise bu etkiyi tüm slaytlara kazandırır.

Slayt geçişi denetim kutusunda yeni bir geçiş türü seçtiğinizde, effekt kutusundaki simgede geçişin nasıl uygulandığını izlyebilirsiniz.Bu noktada, bütün geçiş türlerini tek tek seçerek, nasıl bir sonuç verdiğini öğrenebilirsiniz. Seçtiğiniz etkinin tüm sunu üzerindeki uygulanma biçimini ise Tümüne uygula düğmesini tıklayarak ve klavyede F5 tuşuna basarak görebilirsiniz.

Sunuyu kaydedelim

PowerPoint’in Akıllı İçerik Sihirbazı yardımıyla oluşturduğumuz ve kısmen kendi amacımıza uygun hale getirdiğimiz bu örneği tamamladığımızı varsayalım ve şimdi bu sunuyu kaydedelim. Yapacağımız ilk iş, Dosya menüsünden Farklı kaydet maddesini seçerek PowerPoint dosyasına bir isim vermek olacaktır.

PowerPoint, dosya adı olarak sununun ilk bir kaç kelimesini seçecektir. Bir sununun birinci slaytında ilk bir kaç kelime genellikle sununun konusunu içerdiğine göre, bu seçim dosya adı olarak çok uygun olabilir, fakat siz istediğiniz ismi verebilirsiniz. PowerPoint, dosyanız için Belgelerim dizinini seçecektir; isterseniz bunu da değiştirebilirsiniz. Bu noktada değiştirmeyeceğiniz tek unsur, dosyanın kayıt türü (.ppt) olacaktır.

PowerPoint’in Sunu dosya türünde kaydettiği ve adının uzatması “.ppt” olan dosyaları, ancak PowerPoint ile açılabilir ve düzenlenebilir. Çoğu zaman sunuyu yapacağınız bilgisayarda (bu genellikle bir notebook tarzı dizüstü bilgisayarı olabilir) PowerPoint bulunmayabilir; veya siz sunu tasarımcısı olarak hazırladığınız ürünü ekranında (veya perdede) görüntülenmek üzere konuşmayı yapacak kişiye verebilirsiniz. Bu kişinin, sunuyu görüntülemek için bilgisayarında PowerPoint bulunması ve kendisinin PowerPoint uzmanı olmasını bekleyemezsiniz. PowerPoint, bu gibi durumlar için sunu dosyasını, PowerPoint kurulu olmayan bilgisayarlarda görüntüleyebilecek yani sadece gösteri yapmakta kullanılabilecek bir biçimde kaydedebilir. Bu biçimdeki dosyalara PowerPoint Gösterisi dosyası denir; dosya adının uzantısı da “.pps” olur. Farklı kaydet penceresinde iken, Kayıt türü kutusunun sağındaki seçme okunu tıklayarak, ve listeden PowerPoint Gösterisi maddesini seçerek, dosyanızı “pps” uzantısı ile kaydedin. Bir “.pps” dosyası, herhangi bir bilgisayarda çalıştırılabilir; ancak bu dosya PowerPoint programı olmadan düzenlenemez (edit edilemez), değiştirilemez.

Bu bölümü ve ilk alıştırmamızı tamamlamak için şimdi önce dosyanızı “ppt” sonra da “pps” olarak kaydedin; ve PowerPoint’i kapatın. Hazırladığınız PowerPoint Gösterisi’nin PowerPoint dışında nasıl çalıştığını görmek için, Belgelerim dizininde oluşacak “.pps” dosyasını iki kere tıklamanız yeter!

Bölüm 2: PowerPoint’e Metin Girme

PowerPoint’in nasıl işlediğini ve basit bir sunu hazırlamanın tekniğini öğrendiğimize göre şimdi PowerPoint’in imkan ve yeteneklerini daha yakından ele alabilir, Ofis 2000 ailesinin diğer üyelerinin yardımıyla sunularımızı nasıl hazırlayabileceğimizi daha ayrıntılı görebiliriz. Bu bölümde metin ile ilgili ayrıntılara değineceğiz.

Bir sunuda içeriği, eşlik edeceği konuşmanın metni belirler; slaytlarda kullanacağımız başlıklar ve daha aşağı düzeydeki metinler mutlaka konuşmanın metninden alınmış olur. Bununla birlikte, slaytlar, eşlik ettikleri konuşmayı diğer görsel ögelerle tamamlar, konuşmada ileri sürülen fikirlerin, verilen bilgilerin görsel kanıtlarını, akılda kalması gereken mesajlarını sunarlar. Sunu hazırlamaya başlamadan önce, sununun eşlik edeceği konuşmanın, konferansın, ders metninin hazır olması gerekir. PowerPoint sunusunun eşlik edeceği konuşma kendi konuşmanız değilse, hazırlığa başlamada önce konuşma metnini edinerek, bir kaç kere okumanız gerekir.

PowerPoint’in Akıllı İçerik Sihirbazı, sadece sunu hazırlamanıza değil, fakat konuşma hazırlamanıza da yardımcı olur. Daha önce konuşma hazırlamamışsanız veya konuşma yapma deneyiminiz çok değilse, Akıllı İçerik Sihirbazı’nı kullanarak, size neler önerdiğine bakın.


PowerPoint’in Metin Önerileri

PowerPoint, gerçekten bilimsel temellere dayanan 26 Akıllı İçerik şabbonu sunmaktadır. Bunlardan 6’sı Dale Carnegie Enstitüsü’nün geliştirdiği şablonlara dayanmakta, diğerleri ise oldukça geniş bir araştırma ekibinin, çeşitli bilimsel referenslara dayanarak geliştirdiği akış planları içermektedir.

Burada iki örneği ele alalım. Birinci örnek, Akıllı İçerik Sihirbazı’nın Dale Carnegie yöntemiyle, herhangi bir toplantıya katılanları toplantının amaç ve hedeflerine hazırlamak üzere yapılacak sununun planını içeriyor. Modern iş yönetimi anlayışına göre, katılımcı sayısına bağlı olmadan, her iş toplantısına, toplantıyı yönetecek başkandan ayrı olarak, “facilitator” (kolaylaştırıcı, yardım sağlayıcı denen bir üye atanmalı ve bu kişi toplantının başından sonuna kadar (a) katılımı, (b) tartışmaların ana hedeften başka konulara sapmamasını, ve © toplantı sonuçlarının düzenli biçimde rapor edilmesini sağlamakla görevli olmalıdır. Bu kişinin toplantının açılışında yapacağı konuşma şu akış planına sahip olmalıdır:

1. Açış bölümü: Konuşmacının dinleyicilerin dikkatini üzerine toplaması gereken bu bölümde, dikkat toplama ögesi olarak şu unsurlardan biri veya birkaçı kullanılabilir:

a. İlginç bir olayın anlatılması;

b. Konuşmacının kendi başından geçen bir olayı anlatması ;

c. Bir övgüyü nakletmek;

d. Ünlü bir sözü, özdeyişi kullanmak.

2. Konuşmacı, dikkatleri kendi üzerinde toplayarak, dinleyenleri toplantı havasına sokmayı böylece başardıktan sonra ana konuya girebilir ve sırasıyla şu noktalar üzerinde durabilir:

a. Toplantının konusunu, ele alınacak sorunu, tartışılacak fırsatı kısaca o anda orada bulunan kişilerin biraraya gelme sebebini tanımlamak;

b. Toplantının neden önemli olduğunu açıklamak;

c. Dinleyicileri, toplantının amaç ve hedefleri hakkındaki görüşlerini belirtmeye zorlamak;

d. Toplantının, katılanların hepsinin katkılarıyla başarıya ulaşabileceğini belirterek, katılımı teşvik etmek;

e. Toplantının organizasyonu sırasında, katılması istenen veya katılacağını bildirenlerin toplantının amaçları ve hedefleri hakkında dile getirmiş olabilecekleri fikirlerden bir kısmını dinleyenlere aktarmak.

3. Konuşmacı, böylece toplantının hedeflerini ve bu hedeflere ulaşmak için ele alınacak sorunları antalacağı bölüme gelmiş olur. Bu bölümde üzerinde durulacak ana başlıklar şunlardır:

a. Hedeflerin tanımlanması;

b. Sorunları tanımlanması;

c. Katılımcıların sorunlar üzerinde yoğunlaşarak bu toplantıda ele alacakları konuların öncelik sırasını belirtmelerini sağlamak.

4. Konuşmacı bu anlatılanlara atıf yaparak toplantıda bulunacak çözümleri sıralamaya geldiği bu bölümde katılımcıları konuşmaya teşvik etmeli, hatta fikirlerini ve düşüncelerini belirtmelerini isteyerek sırayla herkese söz vermek suretiyle hazır bulunan herkesi bir bakıma katılıma zorlamalıdır. Konuşmacı belirtilen görüşleri bir kağıda yazar. Konuşmacı bu notları elinin altında bir PowerPoint sunusu varsa, o anda yeni bir slayt oluşturarak herkese görüntüleyebilir; bunu yapmak için gerekli teknik düzen yoksa, konuşmacı notlarını herkesin görebileceği büyük kağıtlara ve büyük harflerle yazarak yapabilir. Bu amaçla üzerine yazılanları kağıda basan Beyaz Tahta adlı cihazlar da kullanılabilir. Konuşmacı bu noktada katılımcıların seçenekleri öncelik sırasına koymalarını istemelidir.

5. Konuşmanın son bölümü toplantıdan çıkacak eylem planları ve çözümlerin belirtilmesidir; konuşmacı bunu da katılanlarını görüşlerini belirtmelerini teşvik ederek yapar. “Facilatator” (toplantı hazırlayıcı,kolaylaştırıcı toplantının konusu hakkında uzman değilse ek bilgi verilmesi gerektiğinde bunu ilgili kişilere bırakabilir. Bu adımda yapılacak işler, şu gruplara ayrılabilir:

a. Eylem adımları;

b. Gereken malzemeler;

c. Gereken eğitim;

d. Zamanlamalar;

e. Maliyetler.

6. Konuşmacı konuşmasını eylem planlarını özetleyerek, atılacak ilk adımları açıklayarak ve yapılacakları katılımcılardan belirli kişilerin üstlenmesini sağlayarak kapatır.

Bu “toplantı hazırlama” (facilitating) planı dünyanın hemen her köşesinde uygulanan, İş Yönetimi okullarında öğretilen şemaya uygundur. PowerPoint, bu şemayı hiç uygulamamış kişilere bile en modern iş yönetimi tekniklerini kullanma imkanı sunmaktadır. Burada gördüğümüz gibi, PowerPoint’i bir konuşmanın, bir toplantının aktif aracı olarak kullanabilir; toplantı sırasında söylenenleri, önemli noktaları anında görüntülenmeye hazır slaytlara kaydedebiliriz.

Bir örnek daha verelim. Bu kez PowerPoint’in “kötü haber verme” konulu Akıllı İçerik Sihirbazı’nın önerdiği konuşma planını ele alalım. PowerPoint. hengi konuda olursa olsun, bir toplantıda kötü bir durumu açıklama görevini yerine getirecek konuşmacıya şu planı öneriyor:

1. İçinde Bulunduğumuz Durum: Kötü haberi ifade edin; açık olun, durumu saklamaya çalışmayın.

2. Bu duruma nasıl gelindiğini anlatın. Varsa olayın geçmişi, ilgili gerçekler veya stratejileri ifade edin. Başta ortaya konan, ama şimdi yanlış olduğunu ortaya çıkan varsayımları, tahminleri, projeksiyonları anlatın.

3. Önünüzdeki seçenekleri belirtin; izlenebilecek çıkış yollarını, her birinin avantaj ve dezavantajlarını belirterek, artıları-eksileri, getirileri-götürüleri tartışın.

4. Çıkış yolu olarak tavsiyeleri veya kararları ele alın. Her birinin neden, kimin tarafından önerildiğini veya kabul edildiğini, sorunu nasıl çözeceğini; uygulamanın getireceği güçlüklerin nasıl aşılacağını tek tek sıralayın.

5. Geleceğe ilişkin görüşlerinizi, başka bir deyişle konuyla ilgili vizyonunuzu ifade edin. Bunu yaparken ulaşmayı amaçladığınız hedefleri tekrarlayın; gelecek için beklentileri sıralayın; beklenen sonuçlar için tarih veya vade belirleyin.

6. Dinleyicilere güven verip morali yükseltecek akılda kalıcı noktaları ele aldığınız bir özet yapın.

Bu şema da İş Yönetimi eğitimi veren belli başlı yüksek öğretim kurumlarında öğretilen ilkelere uygundur. Bir kere daha PowerPoint, sadece teknik bir araç olarak değil, fakat hazırlanacak slaytlara temel olarak önerdiği konuşma akış planının içeriği ile de önemli bir yardımcı olabileceğini gösteriyor.
Slayt Yoluyla Metin Girme

Akıllı İçerik Sihirbazını seçmediğiniz taktirde, PowerPoint, size içerikle ilgili hiç bir öneride bulunmaz; sadece içeriğine uygun görsel tasarımı önermekle yetinir. PowerPoint’i çalıştırdığınızda, Akllı İçerik Sihirbazı yerine Tasarım Şablonları yolunu seçerseniz, değişik amaçlara hizmet edebilecek 44 şablondan birini seçebilirsiniz.

PowerPoint, daha sonraki adımda sizden seçtiğiniz şablona uygulanacak düzeni seçmeniz için size 24 Otomatik Düzen (AutoLayout) önerecektir. Tasarım Şablonları yerine boş sunu yolunu izlerseniz, PowerPoint yine boş şablona verilecek düzeni belirlemeniz için aynı seçim kutusunu açacaktır.

İki yol arasındaki fark, birincisinde şablonlarınıza arkaplan grafiği uygulanması ve metinlerinizin önem derecelerine göre özel biçimlere kavuşturulmuş olmasından ibarettir; her iki yolda da slaytlarınızın içerik bakımından akış planını siz belirlemek zorundasınız.




Otomatik Düzen seçme aşamasında tümüyle boş slayt düzenini seçmediğiniz taktirde, PowerPoint her iki yolda da slaytlarınıza metin ve diğer görsel ögelerin yerini belirten yer tutucular koyacaktır. Boş slaytlarınızda seçtiğiniz otomatik düzene göre ya sadece başlıklar ve metinler için yer tutucular bulunur; ya da resim ve diğer görsel ögeler için de yer ayrılmış olur. Metin yer tutucuların içinde tıkladığınız anda silinen “Başlık eklemek için tıklatın” ve “Alt başlık eklemek için tıklatın” yazıları bulunur.

Akıllı İçerik Sihirbazı’nın hazırladığı slaytlardan farklı olarak, burada Mouse işaretçisini yer tutucunun içinde tıklattığınız anda yer tutucunun içindeki metin yok olacak ve sizin yazmanıza imkan vermek üzere imleç belirecektir. Oysa Akıllı İçerik Sihirbazı’nın slaytlarında örnek metinler siz silmedikçe slayt üzerinde kalmaya devam eder.

Otomatik düzen yoluyla oluşturduğunuz slaytlarda veya boş bir sunu ve daha sonra tümüyle boş bir düzen seçtiğiniz taktirde oluşacak boş slaytlarda, yeni bir metin yer tutucu oluşturmak için Ekle menüsünden Metin Kutusu maddesini seçebilirsiniz. Bu noktada Mouse işaretçisini arzu ettiğiniz yerde tarayarak kutuyu oluşturur ve içine istediğinizi yazabilirsiniz.

Metin yer tutucuların özelliklerini, yer tutucunun bir kenarını (Mouse işaretçisi dört ucu oklu simge halinde iken) sağ tıkladığınızda beliren menüden Metin Kutusu Biçimlendir maddesini seçerek ayarlayabilirsiniz. Bu kutudan özellikle metniniz slayta sığmadığı zaman yararlanabilirsiniz.

Bu kutuda Metin Kutusu sekmesini tıklayın ve metnin kutuda nereden başlayacağını, çevresinde ne kadar marj (boşluk) bırakılacağını uygulanmasını istediğiniz otomatik biçimlendirmeyi tayin edin. Metni bu yolla sığdırmanız mümkün olmuyorsa, metin kutusunun boyutlarını değiştirebilirsiniz. Bunun için metin kutusunun yerini belirten çerçevedeki tutamaklardan birini Mouse işaretçisiyle istediğiniz yönde sürükleyebilirsiniz.


Anahat Yoluyla Metin Girme

PowerPoint’in normal görünümde solda yer alan anahat penceresi, gerçekte güçlü bir metin girme ve slayt oluşturma aracıdır ve bu pencere diğer Ofis 2000 üyeleri ile metin alışveriş noktasıdır.

Anahat, adının da ifade ettiği gibi, bir sununun başından sonuna kadar izleyeceği bütün adımları gösterir. Kavramsal olarak ifade edersek, bir sununun anahattı şöyle oluşur:

Düzey 1

Düzey 2

Düzey 3

Düzey 4

Düzey 5

Düzey 6

Bunu, iyi düzenlenmiş bir kitabın içindekiler listesine benzetebilirsiniz. Bölümler, alt bölümlerden; alt bölümler ise alt-alt bölümlerden oluşur. Boş bir sunu ve boş bir otomatik düzen seçtiğinizde, normal görünümde anahat penceresinde sadece 1’nci slaytın nuramasını göreceksiniz; ve siz yazıncaya kadar slaytta metin olmayacaktır. Şimdi böyle bir sunuya birlikte, sıfırdan metin girerek, slaytlar oluşturalım.

Henüz boş bir sunu ve boş bir slayt açmadıysanız, Dosya menüsünden Yeni maddesini seçin; Yeni Sunu kutusunda, Boş Sunu; Yeni Slayt kutusunda da Boş Slayt düzenini seçin. Burada, son yazdığınız metnin hangi düzeyde olduğuna bağlı olarak, Enter ve Ctrl+Enter tuşlarının farklı anlamları olacaktır. Bunu sınayarak öğrenelim:

Anahat penceresinde gördüğünüz 1’in yanını tıklayın ve birinci slayt için ana başlığı yazın (Normal sunuda bu, açılış slaytı ve dolayısıyla yazdığınız metin sununun adı olacaktır). Metni yazdıktan sonra klavyede Enter tuşuna basın. PowerPoint, yazdığınız başlığın altında (bu slaytın üzerine bina edildiği asıl slaytın (Master) biçimine uygun olarak) bir altbaşlık grubu için yertutucu oluşturup, ikinci slayta geçmiş olmalı. Şimdi yeni bir başlık daha yazın ve bu kez Ctrl+Enter’a basın. PowerPoint, yeni bir slayt değil, başlığın altında ikinci düzeyde bir alt-başlık oluşturmuş olmalı.

Buraya altbaşlık metnini yazın ve Enter’a basın. PowerPoint, yeni bir slayt değil, yeni bir alt başlık oluşturdu! İkinci alt başlığı yazın ve bu kez Ctrl+Enter’a basın. PowerPoint, üçüncü slaytı oluşturdu!

Şimdi bir yeni slayt, bir yeni alt-düzey metin oluşturan Enter ve Ctrl+Enter tuşlarının kuralını belirleyelim: Son yazdığınız metin slayt başlığı ise Ctrl+Enter alt-başlık oluşturur; son yazdığınız metin alt-başlık ise Ctrl+Enter yeni slayt oluşturur. Enter ise daima kendisinden önceki düzeyde yeni bir unsur oluşturur. Buna göre, Enter, son yazdığınız slayt başlığı ise yeni slayt başlığı, son yazdığınız alt başlık ise yeni alt başlık oluşturur.

Eğer Enter ve Ctrl+Enter ile sadece yeni slayt ve yeni alt başlık oluşturabiliyorsak, diğer alt-düzeylerdeki metinleri nasıl oluşturabiliriz? Alt başlıkları daha alt düzeye indirgeyerek. Bunu da deneyerek öğrenelim.

Biraz önce yazdığımız ikinci alt başlığı tıklayın ve klavyede ok tuşlarına basarak, bu başlığın sonuna gidin; Enter’a basın. Üçüncü alt başlığı yazın. Bu noktada üç adet, ikinci derecede önemli maddeniz oldu. İmleç, son yazdığınız maddenin içinde iken, araç çubuğunda, İndirge düğmesini tıklayın.

İkinci düzeydeki metin, şimdi üçüncü düzeye indi. Bu başlıktan önceki ikinci önem düzeyindeki başlığı seçin ve İndirge düğmesini tıklayın. Şimdi iki adet üçüncü önem düzeyinde başlığınız oldu. Anahat penceresine yazacağınız metinlerle slayt oluşturmak ve slaytların metin bölümlerini biçimlendirmek, bir süre sonra slayt penceresinde gerçek slayt üzerinde çalışmaktan daha kolay gelmeye başlayabilir. PowerPoint, anahat penceresinde çalışmanıza yardımcı olmak için özel bir Anahat araç çubuğu bile veriyor.

Bu çubuğu, anahat penceresinin sol kenarına yapıştırarak, etkin bir çalışma alanı oluşturabilirsiniz. Bu çubukta yer alan Biçimlendirmeyi göster düğmesi, Anahat penceresindeki metnin, slayttaki biçimlendirme (yazı tipi ve türü ile gösterilip gösterilmemesini sağlar. Özet slaydı ise, seçeceğiniz birden fazla slaytın başlıklarını alarak, (seçili slaytların ilkinin önünde) bir özet slayt oluşturur. Bütün slaytlarınızın metinlerini önem düzeylerine göre genişletmek için Tümünü Genişlet, bütün slaytları sadece başlık olarak görüntülemek için Tümünü Daralt düğmelerini tıklayabilirsiniz. Genilet ve Daralt düğmeleri ise sadece imlecin içinde bulunduğu slaytı genişletmeye veya daraltmaya yarar. Bir metni içinde bulunduğu metin kutusunda daha aşağı ve daha yukarı kaydırmak için Aşağı Taşı ve Yukarı Taşı düğmelerini kullanabilirsiniz. Bu düğmelerle metin ögelerinin aralarındaki mesafeyi değiştirmiş olursunuz; metinler sahip oldukları önem düzeyinde kalırlar. Buna karşılık İndirge ve Yükselt düğmeleri, metinlerin anahattaki önem derecelerini ve dolayısıyla biçimlerini değiştirir.


Word Yardımıyla Anahat Girme

Anahat görünümü yoluyla PowerPoint’in anahat penceresini genişletseniz bile, kimi zaman bir kelime işlemcisi ile insan zihnini daha iyi toplayabilir! Ayrıca Enter ve Ctrl+Enter’ın yerine göre işlevini kavramaya çalışmak da çaba isteyebilir. Oysa Ofis 2000 ailesinin bir diğer üyesi, Microsoft Word’de oluşturacağınız anahat listesi PowerPoint’e ithal edilebilir.

Word’ün de tıpkı PowerPoint gibi anahat görünümü olduğunu hatırlıyor olmalısınız. gerçi iki programın anahat biçimlendirme tarzları farkılıdır, ama PowerPoint açısından anahat, Word’de de oluşturulmuş olsa, anahattır. Word’de anahat, bir belgenin bazı paragraflarının başlık etiketleri ile etiketlenmesi olması halinde oluşturulur. Word ile şöyle bir belge hazırlayalım ve bunu Word’te anahat görünümde görelim, ve Anahat denemesi.doc adıyla kaydedelim.

Word’de metin biçimlendirmeye aşina değilseniz bile, bu satırları altalta yazın ve Stil seçme kutusundan imleci sırasıyla paragraflarınıza Başlık 1...Başlık 6 stillerini seçin.

Şimdi bu belgenin anahattını, PowerPoint’te slayt oluşturmakta kullanalım. PowerPoint’te araç çubuğunda Yeni düğmesini tıklayın ve herhangi bir otomatik düzen slaytını seçin. Varsayılan olarak seçilen Başlık slaydı, işimize yarayabilir; çünkü bu slayt düzeninde PowerPoint başlık slaydını boş bırakacak ve işe ikinci slayttan başlayacaktır. Boş sunu oluşturulduğunda ekle menüsünden Anahattan Slayt Al maddesini seçin.

PowerPoint, varsayılan dizin olarab Belgelerim’i açacaktır. Biraz önce kaydettiğimiz Word belgesini bulalım ve Ekle düğmesini tıklayalım.(Bu arada PowerPoint’in anahat kavramına sahip bütün dosya türlerini ithal etmeye hazır olduğunu açılan diyalog kutusundaki Dosya Türü bölümünde WordPerfect’ten Zengin Metin Biçimine, Excel’den Lotus 123’ e ve HTML belgelerine kadar bir çok dosya türünün uzatmasından anlayabilirsiniz.)

Ekle düğmesini tıkladığımızda PowerPoint, Word belgesinin anahattını alacak bu buna uygun slaytları oluşturacaktır. İki program arasındaki alışverişte, Word’ün Başlık 1 stilini verdiğiniz pragraf ile birlikte yeni sayfa başlattığı gibi, PowerPoint de Başlık 1 olarak biçimlendirdiğiniz başlıkları yeni slayt başlığı yapacak ve diğer başlıkları onun altına alt başlık olarak alacaktır.

Kelime-işlem programınız başlık stili yöntemini kullanamıyor ve dolayısıyla anahat hazırlayamıyorsa veya siz Word veya bir başka kelime-işlem programında metinlerinizi biçimlendirmeden bir dosya oluşturduysanız, bu yazının PowerPoint’e her bir paragraf bir slayt olarak ithal edilmesi mümkündür. Bunun için PowerPoint’te Ekle menüsünden Anahattan Slayt Al maddesini seçtiğinizde açılacak kutuda, Dosya Türü bölümündeki Bütün Anahatlar seçeneğini, sağdaki seçme okuna basarak Bütün Dosyalar yapın. Şimdi seçeceğiniz ve içinde başlık stili uygulanmamış metninizin her bir paragrafı bir slayt olarak çevrilecektir.

Bu yöntem size, slyatların eşlik edeceği konuşmanın bir kelime işlem prgramı ile hazırlanması ve bu programda slaytlarda görüntülenecek başlık ve alt başlıkların biçimlendirilmiş olması halinde, PowerPoint sunusu hazırla işinin ne kadar kolaylaşacağını da göstermiş olmalı.

Tersten gidersek

Kimi zaman hazır bir PowerPoint sunusunun, kelime işlem programına alınarak slayt metinlerinin yazıya dönüştürülmesi gerekebilir. Bunu, PowerPoint’te sunu açıkken, dosya menüsünden Gönder, açılacak alt menüden de Microsoft Word’ü seçerek yapabiliriz.

İlk dört düzenleme PowerPoint slaytlarının Word’e resim olarak iliştirilmesi sağlanır; sonuncu Yalnızca Anahat maddesi ise slayt metinlerinin Word’e metin olarak aktarılmasını sağlar. Bu suretle Word’e gönderdiğiniz metinler, Word’de düzenlenebilir, değiştirilebilir veya yeniden biçimlenebilir.

Açıklama Metinleri

PowerPoint sunusu hazırlama çoğu zaman bir ekip işidir; özellikle kurumsal amaçlı sunularda konuşma metinlerini hazırlayanlar, grafikleri ve diğer görsel ögeleri oluşturanlar ve PowerPoint uzmanı olarak sizin işbirliği yapmanız gerekir. Bu işbirliği sırasında bazı slaytların yeniden gözden geçirilmesi, onay alınması gerekebilir.

Bunu, slaytların üzerine, sarı yapışkan not kağıtlarına benzeyen Açıklamalar yapıştırarak, sağlayabilirsiniz. üretim aşaması bittiğinde, açıklamaları ya gizlemeniz, ya da silmeniz gerekir. Açıklamaları Gizle/Göster düğmesi “Göster” konusunda iken, slayt gösterisi sırasında açıklama notları da gösterilir; bu düğme “Gizle” konusunda iken slayt gösterisi sırasında açıklamalar gösterilmez.

PowerPoint normal görünümde iken, Ekle menüsünden Açıklama maddesini seçerseniz, PowerPoint, slaytın üzerinde sizin adınızı (o sırada açık Windows oturumunun veya PowerPoint’in kayıtlı kullanıcısının adını içeren bir açıklama kutusu oluşturacak ve yeni metin girmeniz için bekleyecektir. (Burada gösterilen ve gösterilecek ismi, Araç menüsünden Seçenekleri ve Genel sekmesini seçerek değiştirebilirsiniz.)

Slaytlarınızdan herhangi birine açıklama eklediğinizde, PowerPoint, İnceleme araç çubuğunu görüntüler. Açıklamaları bu çubuk yardımıyla yönetebilirsiniz.

İnceleme çubuğu, sadece slaytlardaki açıklamaları görüntelemenizi ve açıklamalar arasında gezinmenizi sağlamakla kalmaz, fakat aynı zamanda Ofis 2000 ailesinin diğer üyesi Microsoft Outlook yardımıyla slaytlarınızı, bir elektronik posta alıcısına gönderebilir; veya bir ağ ortamında veya Internet’te sunu ile ilgili ekip çalışması için ortak görevler oluşturabilir.

Açıklamalar, silininceye kadar üzerinde bulunduğu slaytın metin gibi, resim gibi, bir parçasıdır; bu niteliği ile açıklamalar düzenlenebilir, içerik ve boyutlarl değiştirilebilir; slayt üzerinde başka yere kaydırılabilir. Ve, tabiî, silinebilir